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老师怎么说-学生才会听-——师生沟通的艺术和方法.pptISO体系文件编号,各企业根据自己的实际需要编号就好了。没有死办法。但是,一定要有规律,最好从编号上就可以看出文件的类别。编号要遵守“唯一性原则”。
习惯上编号包括公司缩写,部门缩写,文件性质代码,序列号。
给你某单位的文件编码控制程序,你参考一哈子:)
文件编码程序
目的
规定文件的编号,以便于识别各类文件。
适用范围
适用于公司ISO9002质量体系文件的编码。

管理者代表编制各种文件编码。
文件管理员负责文件的编码。
程序
   
公司码
        本公司名称“嘉禾新城物业管理有限公司”公司码取“JH”。
     
            文件类别码取其英语的简称,即质量手册规定为“QM”,程序文件规定为“QP”,其他三级文件(工作指引与操作规程等)规定为“WI”,各质
      量记录用的表格规定为“FM”。

   各要素的编码参照ISO-9002-94各要素的序号码,要素码为两位数
字,如ISO要素“”即为06。

    同要素文件的编制顺序,序号码取两位数,从01开始。
     
       部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成:
部门名称部门码部门名称部门码部门名称部门码
绿化队   LH    水电工程队 SD    资料室   ZL
保安队   BA    商业经营特约服务队 SF
综合业务队 ZW
清洁队   QJ   
备注:ISO9002质量体系方面的文件都规定为资料室的文件

      质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行,即JH-QM
程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--要素码--序号码”进行。
   例如:《文件编码程序》的编号
           JH-QP-05-02
                        序号码,文件编制顺序
                    要素码,文件控制
                  文件类别码
                    公司码
三级文件的编号
三级文件的编号按“特征码-部门码-序号码”方式进行。
例如:《清洁队工作指引》的编号
       WI-LH-01
                    序号码,文件编制顺序,表示为该部门编制的第一份文件;
                  部门类别码,表示为绿化队的文件;
              文件特征码,表示为三级文件;

    质量记录表格的编号按“特征码-部门码-序号码-版次码”方式进行,规定版次码从01,02.....依次按顺序进行;
例如:《管理评审计划》表格的编号
        FM-ZL-01-01
                   版次码,表示该表格的版次为第一版次
           序号码,表示为资料室的第一份表格
             部门类别码,表示为资料室的表格      
                  表格的特征码。
从我手头的培训资料中,复制一段关于文件、记录控制的ISO资料给你:
文件控制里面,我们先来说说什么是有效版本,必须具备这么三个条件,第一,必须经过批准(这里说的是文件的适用性)经过批准的文件才可以发布;第二,必须有识别有效版本的标识(编号或受控状态);第三,必须从正常渠道获得,(应有发放、回收记录)。为什么要对文件进行控制?就是为了保证适用文件的状态。试想如果一个组织内部不同的岗位在按照不同的文件内容执行,怎么会不出差错?
文件控制里面另外一个要说的是外来文件的控制,先来解释一下什么是外来文件,一般来讲,外来文件包括顾客提供的图样,有关的技术文件,还有就是引用的标准,包括国家标准、行业标准等的有效版本。对于这些外来文件需要采取措施进行控制,应该进行登记,或者进行编目管理。外来文件是受控文件的一种,所以要规定控制的方法。
对于文件的控制应该形成文件。
记录是一种特殊类型的文件,这里大家要明确一下,在记录中要分清楚记录和表格。表格就是记录的格式,我们在记录一些信息的时候会设计一些表格以方便填写,在没有填写内容之前,可以叫做表格,在填写内容之后就成为记录了,表格的内容和文件一样,需要进行控制,必要的时候可以采取与文件一样的控制方法来控制表格的备案、修改和作废。作为记录来讲,和文件最大的不同就是纪录不需