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企业邮箱管理制度
为保证公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全运行,便于干部员工正确使用企业邮箱收发电子邮件, 特制定如下管理制度:
一、申请人员管理
建立企业邮箱目的主要是方便外联岗位人员进行对外联系,为合理有效的使用邮箱账号,经决策委员会研究决定,符合以下要求的部门、人员才可以申请使用企业邮箱:
1. 总公司所有人员,分(支)公司、基地部门副经理以上干部;
2. 各分(支)公司营销、客服、项目经理及法务;
3. 各单位财务、统计与客户对帐岗位人员;
4. 分(支)公司、基地各部门以部门名义申请,申请后由内勤负责管理;
5. 分(支)公司、基地各科室对外联系业务的,以科室名义申请;
6. 项目部、科、组以项目名称申请;
7. 特殊岗位需要申请企业邮箱的经分(支)公司总经理审批同意后予以开通。
二、申请流程
申请开通企业邮箱帐号的人员,先提交相关申请给本单位信息人员进行审核和记录备案,经分(支)公司总经理或部门总监审批同意后由信息部网络处创建邮箱帐号。如果是实习员工,需要在申请中注明,在创建帐号时,设定帐号到期时间。
三、邮箱容量
每个邮箱大小为3072MB, 即3GB 大小,邮箱使用人员要定期清理邮箱,以免邮件达到邮箱容量上限后影响邮件收发。如果需要增大邮箱容量,需提交申请给信息部网络处,由信息部网络处审核通过后进行扩容处理。
四、邮箱使用规范
1. 宅急送企业邮箱的地址统一为: @, 各级干部员工在工作交
流中凡是需要使用电子邮件的,都必须使用企业邮箱来收发邮件。
2. 企业邮箱只限工作业务使用,任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等。
3. 使用企业邮箱的用户客户端必须安装正版杀毒软件,防止通过企业邮箱传播病毒。
4. 在使用企业邮箱时必须遵守国家有关的法律和法规,严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件。信息部有权撤消违法乱纪者的企业邮箱使用权,并交由有相关部门处理。
5. 任何人不得擅自将邮箱密码透露给他人。
6. 企业邮箱使用人员必须经常接收邮件,及时清理邮箱垃圾邮件,并在每次登录时,关注邮箱的容量使用情况,如果邮件所占容量达到80%以上或收到系统容量满的警告信息时,要及时清理邮箱或申请扩容,避免邮箱因容量满而不能正常收发邮件的问题。
7. 登录企业邮箱时,如果从http://mail. 进行登录,在登录时,必须勾选“ ssl 安全登录”复选框;在退出邮箱时必须点击”退出”按钮安全退出, 以保证登录信息的安全。
8. 企业邮箱使用人员离职后,其所属部门的主管领导必须在第一时间通知信息部网络处,由信息部网络处及时修改邮箱密码,并将邮件设置转发给接替其工作的人员,以保证业务的正常延续。该账号在保留1个月之后,可以根据业务需要,将邮件用Outlook Express或者Foxmail等客户端方式下载到本地保存,然后删