连江项目部文档管理.doc

连江工程项目部办事处资料文档管理制度
总则: 为保证连江工程项目部办事处文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。
适用范围:适用于连江工程项目部办事处各种文件、记录、档案资料(包括:电子档案和书面档案)的管理。
一、档案的收集
项目部需收集存档文件的范围:凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体内容包括:
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、检查项目部工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;
、合同、协议;
,包括本办事处重要会议形成的文件、纪要、决定等;
、统计、预算、决算及工作总结;
6. 项目部的请示与上级批复文件;
、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
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、购置大中型设备的文件材料;
、制度等文件材料;
、物资、档案等的交接凭证、清册;
、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
、税务登记证等工程需要的重要文件;
,最终定稿版硫酸图、蓝图。
二、档案的归档入库,立卷与管理
文件立卷应由档案管理员根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、
完整,能反映项目工程的主要情况,以便于保管和利用。
1、分类。依据档案来源,时间,题目,内容,字母顺序分成若干层次和类别;
3、归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内;
4、案卷排列。立卷按不同的项目分别组卷,卷内文件把正文,底稿,附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,并复印出四至五份;
5、整理案卷,使之厚度适宜,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件,以每一案卷端正书写标题;
6、档案系统排列,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放;
7、将所有档案原件入库前进行扫描,按纸质档案归档顺序分别建立文件夹单独保存,同时做好备份;
8、每年对档案进行一次清理
a、清除不必要保存的材料;
b、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
三、档案的日常保管:
1、防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;
2、设立专门地点或专用库房或专用文件库由专门的管理员保存档案;
3、管理员要做好档案的防火,防盗,防水渍,防潮,防虫蛀,防尘,防鼠害等工作,门窗应结实牢固;
4、每日下班前均要检查是否锁好档案柜;
5、每月定期对档案的进行检查,日常对档案不定期的抽检,确保档案的安全。
四、档案