电子文件管理规范.pptx

电子文件管理规范
本规范的目的
保证文件版本的唯一性。避免文件传递和共享时出现混乱,避免各自不同的储存习惯的影响。
调取文件快速。避免文件长时间不使用后寻找不到。
协同修改文件。避免同一文件多人同时修改,出现多个不同的版本。
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本规范的使用
本规范主要是文件命名和版本管理的规范,不包括文件内容的规范。
本规范通用性很强,但缺少行业特性或专业要求。
本规范乃多年经验总结,必然存在不适用本规范的文件,请根据实际情况择优使用。
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文件管理的前提
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每个文件应有且只有一个管理负责人,一般是文件的主要撰写人,负责按规范来管理文件。
所有相关人的共同约定和遵守。
文件存储规范
一
目录设置
并不存在最优的目录设置方案,但在建立目录结构时至少要区分以下几类文件(适合单独建立目录):
纯信息记录类。当忘记某信息可在此目录里搜索。
知识、学习、收藏类。
工作输出类。
计划、跟进、汇报类。可按时间建立子目录。
资料、工具类。基本不会再修改的文件。
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目录命名
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目录名称不宜过长,控制在10个文字以内,且不用纯数字。
目录名称应有指导性,能引导查找文件。
同一目录下的子目录名称应该是同一区分规则。否则必然会出现文件找不到的情况,切记!
当以项目或客户名称命名时,应使用简称。简称最好是公认的,比如文件内容中对项目或客户的简称。
原始资料
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原始资料类的文件,比如客户资料,在目录名称中可以带上收到资料的日期。
这类资料一般仅仅只会查看,而不会做修改。但不排除会修改的情况,此时一定要复制新文件修改,保留最原始的资料,且修改后的文件不与原始资料存放在一起。
快捷方式
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当建立了目录结构之后,必然存在经常一起使用的文件在不同目录里的情况。此时不要为了方便而打破规范要求,可以建立文件或目录的快捷方式,达到快速定位的效果。
文件命名规范
二