电子文件归档与管理规范.ppt

电子文件归档与管理标准
蒋 峰
枣庄市档案局
1、什么是电子文件？
电子文件最早被称为“机读文件〞。
电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在电子文件归档与管理标准
蒋 峰
枣庄市档案局
1、什么是电子文件？
电子文件最早被称为“机读文件〞。
电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件与纸质文件相比较，有哪些特性？
1、数字化的信息形态
2、对设备和标准的依赖性
3、载体的非直接识读性
4、物理结构与逻辑结构关系的复杂性
5、信息与载体的相别离性
6、信息的共享性
7、信息的易改性
8、不平安性
3、电子文件有哪些种类？
一、按文件的来源，分为:
1、发文
由本单位制发，用来说明本单位意图，发往外机关单位执行的文件。
2、收文
由外单位制发，发到本单位需本单位贯彻执行或阅知的文件。
3、内部文件
由本单位形成，在本单位内部使用的文件。
二、按电子文件的信息存在形式，分为:
1、文本文件〔Txt，Doc，Wps〕
2、图像文件〔Jpeg，Tiff〕
3、声音文件〔Mp3，Wav〕
4、影像文件〔Mpg，Rmvb〕
5、程序文件〔Exe〕
4、如何认定电子文件的原始性？
只要其内容是当时由特定的作者根据特定的需要制作形成的，而且以后从未被修改正，就应该认定电子文件具有原始性。逐渐淡化形式上的原始性要求，不要过于追求载体的固定性，要求象纸质文件那样的实实在在的物理形式、特定格式，而应主要以电子文件所记录信息的真实、准确即内容的原始性，为判断电子文件原始性的唯一标准。
5、什么是电子文件归档？
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
6、电子档案档号的编制
全宗号－保管期限－类型－年度－光盘号
举例：
8-YZ2021-001
8-DW2021-001
根据实体档案档号的编制方法编制电子档案的档号。光盘号按照保管期限排大流水号。
7、软盘、光盘、移动硬盘，哪一种更适合作为电子档案的存储载体？
软盘、光盘、移动硬盘的特点
存储容量的单位有Byte、KB、MB、GB、TB，其换算关系为：
1KB〔千字节〕 = 1024 字节
1MB〔兆字节〕 =1024 KB
1GB〔千兆字节 〕 =1024 MB
1TB〔兆兆字节〕 =1024 GB
1024=210〔2的10次方〕
在计算机中，以文本方式存储一个汉字需要2个字节，一篇5000字的文章仅占用不到10KB的容量，，一张普通光盘可以存储7万篇5000字的文章。
软盘
尺寸：
容量：
材质：聚酯薄膜、磁粉
采用接触式读写方式，速度慢，使用寿命短，可靠性差，数据易丧失。 过时产品，根本已被淘汰。
光盘
尺寸：外径120mm 内径15mm
容量：700M〔普通CD〕
〔单面DVD〕
〔双面DVD〕
25G〔单面蓝光光盘〕
50G〔双面蓝光光盘〕
价格：1元～100元以上
采用非接触式读写方式，速度快，使用寿命较长，可靠性较好，数据不易丧失。一段时间后，应注意翻录。
移动硬盘
尺寸：、、
容量：80G、160G、320G、500G
1T或更大
材质：铝镁合金、r-Fe2O3
价格：200元～1000元以上
采用非接触式读写方式，速度快，容量大，价格高，使用寿命长，可靠性好，使用时应防止倾斜碰撞以导致盘片受损。
光盘是更适宜的存储载体
综上所述，光盘价格低廉，存储容量大，读取速度快，存储数据不易丧失，性价比最高。
对于基层档案室来说，刻录光盘是比较理想的长期存储载体。
如果条件允许的话，也可以考虑用移动硬盘作为存储载体。
8、电子档案的保管要求是什么？
1、归档载体应作防写处理。防止擦、划、触摸记录涂层。
2、单片载体应装盒，竖立存放，且防止挤压。
3、存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4、环境温度选定范围：17℃~20℃；相对湿度选定范围：35%~45%。