《秘书实务》任务一会议文件资料整理.ppt

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模块三秘书办会模块
项目三会议落实工作
任务一会议文件资料整理
项目三会议落实工作
[知识目标]
1、了解会议文件资料收集的要求
2、了解会议文件资料整理的要求
[能力目标]
1、能够收集会议文件资料
2、能够整理会议文件资料
项目三会议落实工作
[教学重点]
1、能够收集会议文件资料
2、能够整理会议文件资料
[教学方法]任务驱动情景教学案例教学
[教学过程]
项目三会议落实工作
一、任务导入:
天地公司是一家中外合资企业,主要生产家电产品,公司资产雄厚,员工近2000人,著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商,最近几年,公司推出了一系列新产品,占领了国内10%以上的家电市场,在国外的影响也很大。2008年,公司加大管理和研发力度,在电脑、手机、电视等多个模块上研制生产出新型、新款产品,国内市场份额达15%。2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会,以表彰先进、规划2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。
会议时间:2008年12月23、24日,两天
2008年12月23日上午9:00—11:00 表彰先进个人和先进集体
下午14:30—17:00 2009年工作部署
12月24日上午9:00—11:00 会议分组讨论
下午14:30—16:00 参观新型、新款家电产品的生产线
地点:北京
与会人数:1500人左右
受表彰人数:40人左右
会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划。会后,总经理要求高山认真收集这次会议的全部资料并加以整理、归纳。
项目三会议落实工作
二、任务分析
文书处理是会后一项重要工作。会议文书处理几乎包括了文书处理的各个环节。会议文件资料的回收,会议纪要及其他文件的起草,会议文件的立卷、归档,都是会后需要做好的工作。
项目三会议落实工作
相关知识:
(一)收集、整理会议文件的要求
一次会议,尤其是重要的、大型的会议必然会产生大量的文件,这些文件对日后工作有着很重要的查考价值。因此,要确保会议文件齐全完整地保存下来,就必须注意文件形成过程中的收集工作。在收集和整理会议文件的时候,要注意如下要求:
确定会议文件资料的收集范围。会前分发保密文件,按清退目录和发问登记簿逐人、逐件、逐项检查核对。
及时收集会议文件,确保收集齐全。
选择手机渠道,运用不同方法。
严格履行登记手续。认真检查文件是否缺件、缺页、缺损。及时补救毁损文件。
收集整理过程注意保密。
项目三会议落实工作
了解会议的规模和类型
收集、整理会议文件之前,首先要注意区分会议的规模和类型(如图2-)。是重要会议还是一般事务性会议,是大型会议还是小型会议,是部门例会还是一年一度的工作会议,是专题研讨会还是座谈会等等。一般来说,重要的、大型的会议除会议的主要文件必须收集完整外,与会议有关的文件、资料也应尽可能收集齐全,如会议主要文件的历次稿、会议期间的各种通知、会议各种证件以及会后的新闻稿等。其他会议,只要能确保会议的重要文件收集完整就可以了。
项目三会议落实工作
会议文件收集的方法及类型
在明确了会议规模、类型之后就要跟踪收集与之相关的文件、资料。按会议流程可分为会前、会上、会后收集。
会议流程具体内容会前收集收集在会议准备工作开始后产生的会议通知、会议总体安排方案的请示件、参加会议人员名单的请示件、会议各项流程安排的请示件、会议文件的报批件、各工作小组工作职责和人员分工、为此次会议召开的有相关部门人员参加的协调会材料等会中收集收集会议期间印发的会议须知、席次、领导讲话、会议各种参阅文件、会议简报等,还要特别注意领导在会议进程中的批件以及各种会议证件的收集会后收集收集会后正式印发的供传达用的会议重要文件及会议新闻稿等
项目三会议落实工作
会议文件的立卷与归档
1、会议文件立卷归档的内容
会议结束后,应将会议中的主要文件整理成案卷,并按规定移交给档案部门存档。
下列文件必须收集立卷:会议的正式文件,如决议、决定、通知、纪要、报告等;会
议的参考文件;会议的各种发言稿;会议文件的各种修改稿;会议上的各种速记稿、记录稿;选举材料;会议发放的各种证件;会议的记事表;其他有关资料。除此之外,会议的照片、录音录像等其他形式的重要文件也要收集齐全。
立卷时,应该将同一次会议形成的文件组织在一起,按照文件的内在联系进行分类组合,并按照归档制度的要求,定期归档。