为规范公司对外接待和参观指导工作,保证接待工作的高效有序进行,树立公司良好形象,保证给来访公司的领导与客户提供一个满意的接待服务。
本制度适用于公司的商务接待活动。
,负责接待工作的安排和管理,拟定来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。
,负责配合行政管理部的接待工作,及时提报、反馈来访信息,协助拟定接待计划,参与来宾接待。
,及时传递信息至行政管理部;如因时间紧急,应及时电话通知行政管理部负责人。
,全面了解来宾基本情况,包括来宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、航班信息、来访目的和要求、是否需用车、订房或其它要求,并及时落实。上述来宾信息由来宾对接部门联系取得的,来宾对接部门将信息及时反馈给行政管理部。
行政管理部根据来宾的来访行程编制接待日程安排表,包含日期、时间、事件、地点等内容。
行政管理部在全面了解来宾信息的基础上协调来宾对接部门拟定接待计划,排出接待议程,确定接待负责人及参与人员,酌情安排接待标准,并报公司领导审批。
接待级别
接待对象
住宿标准
餐饮标准
陪同人员
车辆标准
娱乐标准
VIP接待
集团BOD成员、重要的政府官员
五星级酒店
400—600元
午餐:90元/人
晚餐:120元/人
(不含酒水)
GY总经理
丰田车
桂A A1397
800元
高级接待
集团分公司负责人、合作经销高级人员、政府部门领导、国外技术合作人员等
四星级酒店
300-400元
午餐:70元/人
晚餐:100元/人
(不含酒水)
GY总经理或行政人事中心总监
风行车
桂A JX180
600元
普通接待
经销商业务类考察人员、技术人员、认证人员等
200-300元
午餐:50元/人
晚餐:80元/人
(不含酒水)
各对口部门人员
风行车
桂A JX180
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接待计划通过公司领导审批后,行政管理部根据实际工作的需要安排接待人员,告知接待人员相应的接待任务及注意事项。肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下,来宾没有离开前,接待人员不宜随意更改。
行政管理部根据日程安排表通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
:确定参加会议的人员名单,包括会议的主持人、组织人、与会人员。通知参会人员(包括来宾、公司员工)具体的会议时间、地点,提醒与会人员按照日程表安排准时参加。
:中小型会议(20人以下)首选第三会议室,其次为第二会议室;人数超过20人,则选择六楼培训室。
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(1)桌椅摆放:根据会议类型、性质、人数,结合会议室具体情况安排会场布局,主客桌要安排恰当,会议用桌要平整,无污垢,无破损,椅子要赶紧整洁,椅子左右距离合适,桌椅各成直线。
如与会人数较多,需提前准备好椅子,在会议室根据来宾的数量进行准备,要求摆放前后排插孔摆放。
(2)桌牌:根据与会人员名单提前将桌牌打好,并确认摆放位置。
(3)鲜花:根据来访客户的级别而定,提前3小时准备到位,鲜花需根据要求摆放到讲台上。
(4)电器设备:包括电脑、投影仪、翻阅/激光笔、白板、移动音箱、固定音箱、话筒,按规定位置摆放,确保物品干净整洁,无破损,能够正常使用。投影仪正确摆放,确保投影仪不歪斜,对正投影幕,应提前1小时调试完毕;音箱整齐摆放在墙角处,提前调试好音量及效果,放在会场靠边适当位置或墙角处;各种设备都有备用会前,五分钟检查设备设施是否能够正常使用。
(5)白板笔、白板刷、复印纸:白板笔(黑、蓝、红各两支)需提前备齐放在指定位置并检查是否有墨,复印纸准备一包放在指定位置。
(6)茶水、点心准备:确定点心、水果品种、数量及费用,提前一天完成购买;会议前1个小时,将点心、水果(洗净)放在托盘上放置在指定位置;准备好放果皮的托盘和纸巾,放于指定位置;将茶水杯或矿泉水摆放会议桌的所定位置(通常夏季摆放矿泉水,春秋冬三级摆放茶水);会前5分钟泡好茶水、咖啡并摆放好。
(7)空调:夏天将空调提前30分钟打开,保持室内凉爽。
(8)会议室卫生:保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情况,各个地方都要打扫到位,保证会议室内外无异味、无杂物
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