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会计账簿的格式和登记方法

如前所述,日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的账簿。设置日记账的目的就是为了使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿记录中。日记账按其所核算和监督经济业务的范围,可分为特种日记账和普通日记账。特种日记账核算和监督某一类型经济业务的发生和完成情况;普通日记账核算和监督全部经济业务的发生和完成情况。这些日记账的设置和登记方法如下:
现金日记账。现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证,按时间顺序逐日逐笔进行登记,即根据现金收款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证登记现金收入,根据现金付款凭证登记现金支出;并根据“上日余额+本日收入一本日支出=本日余额”的公式,逐日结出现金余额,与库存现金实存数核对,以检查每日现金收付是否有误。
现金日记账的格式有三栏式和多栏式两种。
三栏式现金日记账设借方、贷方和余额三个基本的金额栏目,一般将其分别称为收入、支出和结余三个基本栏目。在金额栏与摘要栏之间常常插入“对方科目”,以便记账时标明现金收入的来源科目和现金支出的用途科目。
多栏式现金日记账是在三栏式现金日记账基础上发展起来的。这种日记账的借方和贷方金额栏都按对方科目设专栏,也就是按收入的来源和支出的用途设专栏。这种格式在月末结账时,可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数,便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析,便于检查财务收支计划的执行情况。其全月发生额还可以作为登记总账的依据。
银行存款日记账。银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置,每个银行账户设置一本日记账。由出纳员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证,按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证登记银行存款收入栏,根据银行存款付款凭证登记其支出栏,每日结出存款余额。
银行存款日记账的格式与现金日记账相同,可以采用三栏式,也可以采用多栏式;多栏式可以将收入和支出的核算在一本账上进行,也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。银行存款日记账的登记方法与现金日记账相同,不再重复。
银行存款日记账的格式同现金日记帐。但不管是三栏式还是多栏式,都应在适当位置增加一栏“结算凭证”,以便记账时标明每笔业务的结算凭证及编号,便于与银行核对账目。
转账日记账。转账日记账是根据转账凭证逐日逐笔顺序登记的账簿。我账。普通日记账是用来序时登记全部经济业务的账簿,又称为分录簿。一般只设借方和贷方两个金额栏次,以满足编制会计分录的需要。
对于规模较小、经济业务不多的企业,使用普通日记账程序简便,也可以满足业务需要,其优点是:
①便于了解企业在一定时间内发生的所有经济业务的全貌。
②把每一经济业务的应借应贷账户的名称、金额汇于一处,并有该项业务的摘要可供查考,可以比较容易地发现记账差错。
③通过全月发生额合计,可以进行试算平衡。
使用普通日记账的缺点是:
①记账时不便于分工合作;
②无法了解某一特定账户的发生额及余额的变化情况;
③过账的工作量大。