公司档案管理制度.docx

档案管理制度
1 概述
目的
为规范档案管理工作,保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,结合集团实际,特制定本规定。
适用范围
适用于集团和各项目、公司的档案管理工作。
定义
档案是指在公司生产过程中直接形成的有价值的全部文件(含电子文件)、图纸、图书、录音、录像制品(非文艺性)、照片、软盘、碟片及其它载有信息的各种载体等全部档案。
责任部门
风控管理中心。
2 工作职责及档案范围
工作机构及职责
,档案室由风控管理中心负责管理,负责公司档案管理工作并对各业务部门文书档案材料形成、收集、整理、归档业务工作实行监督、业务指导。
,按照各自的工作职责,做好档案的收集、整理、立卷、归档及利用工作;档案管理人员应忠于职守,遵守纪律, 维护档案的历史原貌,不泄密。
档案范围
机密档案文件
公司股东会决议、董事会决议、章程、验资报告等。
各项调查报告、可行性报告、财务报告、评估报告等。
不动产所有权及其他债权凭证。
会计凭证、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为机密的文书。
保密档案文件
集团及各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、统计证等公司证照;各类政府批复文件等。
各类诉讼案件的裁决书等相关文件。
地产开发项目中涉及到的拆迁许可证、拆迁协议、土地所有权批文、立项文件、规划意见、建筑物名称核准、各种方案审定、土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、预售许可证等政府部门颁发的证照、文件。
普通档案文件
集团及各分公司日常工作中产生的正式文件、会议纪要、请示、批复、报告等。
集团及各分公司制定的各项工作制度、条例等。
集团及各分公司在运营过程中所签订的协议、合同等。
反映业务活动和技术管理的专业文件材料。
调查研究形成的重要文件材料。
在公务活动中形成的重要信件、传真、电话记录。
政府有关部门关于我公司的发文,以及在检查工作中形成的文件材料。
财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
房产资料,物业设施设备资料,物业装修改造和设备更新改造资料等。
招投标文件及经验收合格的项目竣工资料、竣工图。
公司历史沿革、大事记、年鉴,反映重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义的凭证性实物和展览照片、录音、录像等文件材料。
各类规范、图书等。
受赠品等其他应进行档案管理的材料。
不属于集团档案室归档范围的文件
无参考利用价值的事务性、临时性公文。
未经会议讨论或未经有关领导审阅、签发的未生效文件,文件草稿和一般性文件的过程修改稿。
从正式文件、材料上摘录的供工作参阅的非证明材料。
无特殊保存价值的信件,咨询一般性问题、提出一般性建议的员工
和客户来信。
无法律效应的合同。
各部门的的各类文件。
3 档案收集
集团财务管理中心、资金管理中心、人力资源中心、战略管理中心、钢材公司的档案自行保管,并建立相应的管理办法,董事长办公室根据《档案管理制度》
进行核查。自行保管档案的部门需指定专职或兼职人员,每年整理档案目录移交董办档案室备存,一式三份。
集团其他部门产生的档案,由部门自行交至档案室,档案室进行整理。集团下属公司档案由下属公司办公室(综合部)按照管理制度要求进行整理,统一在翌年的第一季度内移交至集团档案室,并按照规定办理归档移交手续。对于工作所需的备查资料,各单位可以保留复印件,或办理借阅手续,从集团档案室借阅。
集团及驻京各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、统计证等公司证照的原件均由集团档案室负责保存,外埠公司的各种证照、章程,运营所需的法律文件、政府批文的原件均由外埠公司综合办公室负责保存。
为加强对经济合同的管理,集团档案室负责对所有管理范围内各部门及分公司的经济合同进行统一整理和保存。各部门及分公司在合同签订之后,即将原件1 份交与集团档案室存档,档案管理员在《存档登记表》(附件1)中进行记录后存档。
地产公司需在