论基层单位档案管理.doc

论基层单位档案管理
在今天,档案法律法规体系逐步完善,人们的档案意识不断增强,做好档案管理已成为社会各方面的需要和共识。就基层单位而言,档案管理既是单位管理工作的重要组成部份,更是单位可持续发展的需要。基层单位搞好档案管理,应根据本行业特点和需要,切实做好档案的收集、鉴定、整理、保管和利用等环节的工作,以发挥档案的价值和作用。现以广东省海洋与渔业环境监测中心(以下简称监测中心)为例,说明如何做好基层单位档案管理工作。
一、档案的收集
档案收集是档案管理工作的第一个环节,要保证档案资料的真实性、完整性,有效性,首先要重视档案资料的收集。作为基层单位档案人员,不仅仅是简单接收单位内各部门移交的文件材料,还要承担起文件材料形成质量的检查责任,对文件材料的规格、字迹材料、用纸、页数、签署盖章、文件逻辑关系、份数等方面都要进行仔细检查。档案资料除了文字资料、图表资料以外,还有照片资料、音像资料、电子数据等,都要一一做好签收登记。对不符合移交保存规范的档案,档案人员应该提出退档,要求重新补充更正。有时有的业务部门为了自身的工作方便,将常用部份的技术档案留下,其他资料则移交档案部门,造成其他部门需要技术档案时无法在档案部门进行查询。有的业务人员虽然将文件归档,但未作任何清理,不管文件是否有价值,一个劲儿地成捆移交。这些在档案收集过程中发生的种种情况都将影响档案的质量。如果把住了这一关,就为开展档案管理下一步工作创造了较为有利条件。
二、档案的整理
根据监测中心档案管理工作实践,档案资料收集以后,档案人员必须对其进行鉴别整理。基层单位的档案主要分为人事档案,文书档案和业务档案。人事档案有着严格的编制和分类标准,一般由政府部门认可的有专职档案管理能力的单位或上级主管部门负责管理;文书档案的分类编目也有规范的标准;业务档案的整理和编目就很难有统一的标准,这是因为各个基层单位的业务千差万别,管理要求也各有不同,这就需要各单位根据自身业务的特点和管理需要进行科学分类,使之形成一个具有一定隶属关系的不同等级的系统。
2001年,监测中心通过了省技术监督局计量认证评审,2005年,又取得了国家认证认可监督委员会颁发的《资质认定计量认证证书》。按照《实验室资质认定评审准则》的要求,监测中心建立了与承担的检测工作类型、范围和与工作相适应的质量体系,并进行了有效的运行和维护。监测中心质量体系文件分为四个层次,包括质量手册,程序文件、作业指导书和质量计划与记录等。按照监测中心的作业指导书――档案整理规范的要求,中心的业务档案分为5个一级类目,一级类目下面根据需要设置若干个二级类目,二级类目下面在根据需要再设置若干个三级类目,如此类推,制定分类目录,经过鉴别整理后的档案按分类目录进行登记造册,使档案分类和档案内容一目了然,便于日后检索和利用。
三、档案的保管
实践证明,档案保管是一项非常严谨且责任重大的工作,也是实现档案科学管理的重要内容和重要环节,做好档案保管,既要有硬件,也要有软件。所为硬件,是指有良好的库房,标准的装具,以及必要的保护设施。所为软件,就是档案管理人员对档案的保护知识、保管方法、保密意识和需要认真执行的档案管理制度。基层单位的档案保管硬件往往因为条件的限制而比较简陋,这就更需要档案管理人员注意日常的巡查,注意档案库房的温度、湿度的控制与