采购管理访谈提纲.doc

保利地产内部控制规范咨询项目
访谈提纲
尊敬的预决算部:
作为贵公司的重要部门,您对所在部门目前的管理状况和未来业务条线的发展方向必然有着非常全面和深入的理解。为此,项目组主要成员希望能够与您进行一次2小时左右的深入访谈,向您请教您所在部门业务运营和内部控制方面的问题,并听取您对本项目的期望与要求。
以下呈上本次访谈的提纲,供您参考:
采购管理总体控制
公司对房地产采购管理的组织架构和职责分工是怎样的?有哪些与采购相关的政策及操作手册?
回复:房地产采购管理,一般大型采购均需要经过招标确定单位。公司成立招标领导小组。公司材料(设备)采购招投标领导小组由总经理或负责全面工作的常务副总经理、副总经理、财务总监等组成。公司材料(设备)采购招投标工作小组由主管副总、综合计划部、技术部、预决算部、工程部和经办部门抽调人员组成,经济标部分安排财务部参与,经办部门为预决算部。
设备采购管理细则、招投标管理规定、招投标管理细则。
公司是否针对不同采购类型设置不同的采购方式?采购方式主要包括哪些?不同采购方式的应用范围包括什么? 是否会进行集中采购?
回复:一般根据采购金额的大小来确定采购方式,比如说金额超过50万的,须经过采购招标确定供货单位。采购方式主要包括招标、询价比价等方式。
一般金额较小(50万以内)我们一般采用询价比价形式确定供货单位。超过50万要经过招标确定供货单位;对于金额较小零星采购,我们一般采用总包单位自己采购,我司给予定价。有些材料集团已实行集团统一采购,比如涂料、屋面瓦等等。我司针对不同项目的同样类型产品计划实行集中采购,目前还未实行,有这个计划。
公司的采购主体是否均为甲方采购?是否有指定乙方为采购主体的情况?划分甲乙双方采购主体的依据是什么?
回复:公司的采购主体基本上都是甲方采购。也有指定乙方为采购主体的情况,比如一些零星采购项目、特殊材料设备(人防通风设备等)。材料设备的特殊性,便于乙方统一验收的需要。
公司如何实现不相容岗位的分离?(如请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审核;采购、验收与相关会计记录;付款的申请、审批与执行的有效分离)
回复:采购申请、验收与相关会计记录、付款申请、合同执行为工程部完成。材料采购招标(询价)确定供货商、签订供货合同由预决部牵头完成。由工程部提出采购申请,预决算部根据工程部提供的采购申请启动材料招标流程(询价流程),确定供货单位,负责合同订立。合同订立后发给工程部,工程部依据合同履约,履约完成,工程部组织相关验收及记录,启动付款申请程序或者结算申请程序,预决算开始审核结算。
公司建立的采购与付款业务的授权制度和审核批准制度是怎样的?
回复:采购申请由工程部提出,交给预决算部,预决算启动材料招标流程(询价流程)。付款业务也是由工程部提出申请,公司各部门及各领导走付款审核流程,根据付款金额大小确定公司领导审批权限,若付款金额超过500万董事长审批,500万以下公司总经理审批,整个审核流程完毕后,在交给财务部付款。
公司是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险?
回复:没有进行岗位轮换。我们采购业务按照项目分不同人员经办人。
采购计划
公司是否定期制定采购计划(一年/半年/月)?采购计划的编制