第五章凭证处理.ppt

凭证处理
会计核算处理系统是以证—账—表为核心的有关企业财务信息加工系统。会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源,是整个核算系统的基础,会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性,因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。总账系统为您提供十分安全、可靠、准确快捷的会计凭证处理功能。
凭证分为原始凭证和记账凭证两种,在业务发生时应首先根据原始凭证和其他有关业务资料手工填制凭证。或者根据原始凭证直接在电脑上制作记账凭证。为方便用户使用和财务管理的需要,系统提供了多种凭证数据的校核和控制功能:会自动显示科目的最新余额及预算金额;提供外币分账制的凭证录入;会自动检验记账凭证借贷方是否平衡;检验科目是否为最明细级;检验本位币金额是否等于汇率乘原币;检验金额是否等于数量乘单价。系统在对凭证内数据进行控制的同时,还对凭证在记账前的审核检验提供控制。为了使系统更加灵活。这些控制你可以根据您企业的实际情况进行设定。如果您认为凭证不需要经二次审核即可记账,您就可以在账套选项中将<凭证过账前必须经过审核>选项去掉,则凭证就可以不经审核直接过账。您也可以进行双敲审核,来提高审核质量。
主要内容
凭证处理主要包括以下内容:
1 凭证录入
1 凭证查询
1 凭证过账
1 凭证汇总
1 模式凭证
1 双敲审核
1 标准凭证引入
1 标准凭证引出
凭证录入
凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境,在这里,可以将您制作的记账凭证录入电脑,或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证。在凭证录入功能中,系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。
凭证界面单击【凭证录入】,系统弹出“凭证录入”界面,您可以在此录入凭证。包括以下内容:
凭证增加
凭证保存
凭证页面设置
凭证增加的基本操作
(一) 格式变换:用于转换记账凭证的输入格式。系统提供了两种记账凭证输入查看格式:一种是一般格式,一种是外币格式,系统默认为一般输入格式,在一般格式中不显示录入凭证的外币原币及汇率数据,如果要查看全部凭证中的外币汇率及原币数据,可用此功能转换成外币格式查看。单击工具栏上的外币按钮即可完成格式变换的过程。
(二) 查看代码:
1、功能键F7:查看代码是凭证录入中十分有用的一项功能,它是一种具有智能化的功能,它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。单击工具条中的代码按钮或是按功能键F7系统即可弹出所有的代码:如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等,您可以从代码中选择您所需的科目。系统弹出“科目代码”界面。
2、功能键F8:即以下接形式弹出摘要库、会计科目、核算项目等,并即时过滤显示。
3、模糊查询F9:系统提供了两种模糊查询的功能:
A、一是数字模糊查询,我们知道会计科目编码都是按照一定的规则来进行的,如以数字“1”开头的一般是资产类科目,以数字“2”开头的是负债类科目等等,如果您要录入负债类科目,只需在科目栏中录入数字“2”,系统就会自动地将负债类科目全部显示出来,录入数字“11”的时候,系统会自动将以数字“11”开头的科目及时显示出来。
B、另一种是汉字模糊查询功能,只要您在科目栏中录入汉字,如“应”,再单击功能键F9,系统会自动将包含“应”字的会计科目全部显示出来。
★注意事项: 数字和汉字模糊查询,不仅仅适用于会计科目, 对于凭证摘要和核算项目的录入,同样有效。
(三) 币别:一般情况下币别栏默认为不显示状态。如果系统参数您选择了<凭证分账制>,在凭证录入的时候,币别栏显示在凭证日期的上方,您必须选择相关币别,如“银行存款---中行”核算的是港币,凭证的币别就应该选择<港币>。
(四) 凭证日期:凭证录入的日期若在当前的会计期间之前,则系统不允许输入;但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证,在过账时系统只处理本期的记账凭证,以后期间的凭证不作处理。
(五) 凭证字:凭证字指实际工作中凭证的类别,如“收”、“付”、“转”、“记”等。在“凭证字输入”界面中用下拉按钮可调出在账套选项中已经设定的凭证字,从中选择一个凭证字。禁用的凭证字在此界面不显示。同时,还可以根据凭证字的属性设置:限制多借多贷凭证,控制录入此类型的凭证。
(六) 凭证号:系统会自动给出凭证号,按照当前期间同类凭证的最大号加1给出。如果在系统参数中选择了“凭证号按期间统一排序”或“凭证号按年度排列”选项,则按照当前期间凭证的最大号加1给出。作完一个凭证后必须保存之后系统才会给出该凭证的凭证号,如果凭证未保存,该凭证无效,不占用凭证号。
(七) 摘要栏:在摘要栏中输入凭证摘要,在输入凭证摘要时,如果每一行都输入了摘要,在记账时按科目前的摘要内容记账。
摘要库:系统提供了摘要库的功能,在凭证录入界面,将光标移动到摘要栏,单击功能键F7,您可以选择