药业公司文书档案管理办法.doc

浙江京新药业股份有限公司
文书档案管理办法
为加强公司文书类档案(以下简称文书档案)工作业务建设,逐步实现文书类档案管理工作的规范化,不断提高科学管理水平,有效地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》及公司档案工作条例,特制订本办法。
一、凡公司在党群、行政、经营管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属文书档案。按照国家规定,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
二、文书档案应严格执行部门立卷归档制度,各部门要把此项工作纳入工作计划和管理制度,纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。
三、公司各部门要有一名负责人分管本部门的档案工作,并确定一名兼职档案人员做好档案的收集、整理、归档工作。
四、归档范围
文书档案归档的主要内容是行政管理(科研、基建、产品、设备、会计、声像管理文件均归入相应的门类)、经营
管理二大系统的内容。归档的重点以本公司形成的不同载体形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文电及附件。上级来文中,应以针对公司的指令性、指导性文件为主。具体范围见附件。
文书档案整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
文书档案的归档以件为单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
六、归档要求
各部门要做好平时预立卷工作,根据本部门不同种类文件形成的特征,制定其案卷类目,随时将办理完的文件按问题归入相应卷夹。
立卷归档前兼职档案人员要认真检查文件的种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整;检查文件反映的内容与事实是否相符;检查文件的结构(标题、作者、时间、印章等)是否齐全,有问题的,应及时采取补救措施。
不同年代的文件一般不在一起立卷;同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷;正文在前,附件在后;批复在前,请示在后;正件在前,定稿在后,不能分散。
归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
归档的文件材料要求字迹工整、清晰,禁用圆珠笔、铅笔、复写,字迹不清,破损的文件材料应修补誊清。
七、归档文件整理方法
装订:归档文件应逐件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。每件归档文件采用左侧或左上角装订,页数少的装订采用粘贴法,页数多的文件采用三孔一线。装订时不影响归档文件的阅读和复制。
分类:归档文件采用年度-机构(问题)-保管期限方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
排列:归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作(活动)、一件事情、简报、刊物等成套性文件可集中排列。
编号:归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,并在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。
全宗号:档案馆给立档单位