适用于广泛行业的公司文书管理办法.doc

□公司文书管理办法
一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。
二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。
三、收文:
1、外来文件收文由公司总务部收发室承办(直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文)。
2、外来文件收文时,由收发室登记入“收发文登记簿”
3、内部制发文件收文时,由各部厂编号及填写“公文会签单”后,送收发室登记入“收发文稿登记簿”。
四、制发:
填写“发文呈批单”,编列文号,并填写“公文会签单”,注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。
五、分文:
1、收发室收文登记后,根据业务性质分送各有关部厂处理。
2、内部发文呈批单做收文登记后,根据文件内容性质分送有关单位会签处理。
六、会签:
1、各单位收到需参与会签的呈批件时,须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见,并尽量提供相关资料供企划单位参考。
2、公文会签后,再依“公文会签单”内所指定会签顺序,转送其他会签单位,若本单位为最后一个会签单位,则处理后将本呈批件转送秘书室处理。
七、审核:
秘书室根据各单位签办理意见,汇总整理出一个结论(若各部厂意见不一致,需由秘书室居间协调送叫经理核定)。
八、批示:
总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示,并签字。
九、执行:
1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理,公文正本送收发室归档存查。
2、需对外发文时,应由收发室打印、盖章、封装、寄发、,呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文件前须填写
“收发文登记簿。”
十、归档:
1、任何签呈正本需交由总务部(科)归档存查。
2、若执行单位必需使用正本时,可暂时借出使用后归还,若正本必需寄出且无法取回,可存档复印件。
3、存档文件普通件保存三