档案管理办法.docx

企业制度:
档案管理办法
第一章总则
第一条为加强公司档案管理,提高管理水平,更好的为公司生产建设服务,根据《中华人民共和国档案法》及交通部、国家档案局发布的《交通档案管理办法》,结合公司实际情况,制定本办法。
第二条档案是指公司各部门在工作中形成的,有保存、利用价值以备查考的各种文字、图表、声像等各种形式的记录。
第三条各部门形成的档案均应由公司实行集中统一管理,不得由部门和个人分散保存。
第四条公司应档案工作列入总体发展规划,重视发展档案工作。
第二章档案管理职责
第五条公司办公室档案室为公司档案管理部门,配专职档案人员,对全公司各部门档案工作实行业务领导。各部门应安排一名兼职档案人员。
第六条公司档案管理部门的职责:
一、贯彻执行党和国家、交通部关于档案工作的法律、法规和方针、政策,结合公司档案工作特点制定档案管理制度;
二、制定全公司档案工作的发展规划,并组织实施;
三、对公司各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查;
四、对档案实行集中统一管理,为公司各部门提供档案服务;
五、开展公司档案业务培训工作;
六、编制检索工具和汇编文件资料,积极开展档案利用工作;
七、会同公司有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定;
八、参加公司建设项目和采购设备的档案验收工作。
第七条档案人员的职责:
一、认真执行档案工作的各项规章制度,掌握档案管理现代化技术;
二、指导档案材料的收集、立卷归档工作,提高案卷质量;
三、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况;
四、保护档案的安全、做好防护工作;
五、做好档案利用服务工作,编制多种检索工具,迅速准确地查调档案,汇编档案资料;
六、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密内容,确保档案机密的安全。
第八条档案人员的条件:
一、坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策;
二、事业心强,钻研档案专业理论知识,熟悉交通业务和本单位主管的业务范围;
三、具有中专以上文化水平和一定专业知识;
四、负责管理党组织档案的人员必须是共产党员,符合机要人员条件。
第三章档案的接收
第九条各部门在工作中形成的档案,应由兼职档案员按规定进行整理、立卷,定期向档案室归档。
第十条档案室接收档案应按国家档案局发布的案卷质量标准的进行检查,不符合要求的应进行整改。
第十一条文书档案应在第二年第一季度向档案室移交归档;科技档案在项目竣工验收后一个月内向档案室移交归档;声像档案每季度向档案室归档一次,重要会议形成的声像档案,在会议结束后一周内由会议主办部门负责移交归档。交接双方应对档案进行检查、清点、核对;并履行签字手续。
第四章档案的管理
第十二条积极采用先进技术,逐步实现档案管理现代化,对各单位的档案,按档案全宗进行整理和保管。
一个全宗内的文书档案按年度、保管期限、问题排列。
文书、科技档案应按国家档案局颁发的《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行分类、整理,编制档案总目录和档案分类目录。
第十三条案卷分别按永久、长期和短期三种保管期限进行系统
排列。
案卷目录应编号排列,专柜保存,并随时填写档案目录登记簿。
第十四条设专门的库房保管档案,绘制库藏档案存放示意图,