档案管理办法.docx

档案管理办法.docx档案管理办法
ZD05 20130327档案管理制度
1目的:
为加强集团的文件、音像等集团发展过程资料、以及过程信息资源的管理，确保集团重要 资料的完整性和条理性，促进档案工作为集团各项工作服务，使之更好地服务于企业牛产、 研发、经营活动和管理工作，特制定本规定。
2适用范围：
本规定适用于集团内所有文件档案资料的管理，各分/子公司可参照执行。
2. 1定义：
集团档案：是指集团/部门及各分/子公司在口常经营管理、生产运作、物流供给、信息流 通等活动屮形成的对企业有保存价值的各种形式的文件材料。
归档文件：集团/部门及各分/子公司在工作屮形成的应作为档案保存的各种纸质或电子文 件或音像图片等材料。
3职责：
集团各部门及分/子公司档案管理对接人员：负责木部门及各分/子公司文档资料的收集归 类整理和提交，需严守职业道德，确保信息保密。
4 •企业管理职责
、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度， 将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
4. 、积累和归档要求纳入各部门、项H及专项工作职责和有关人员 岗位职责，并对分管领导、部门和项门负责人及有关人员职责履行情况进行考核。
4. ，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
4. 2企业部门职责 4. 2. I部门及项H负责人应对本部门或项H归档文件的完整和系统负责。
4. 2. 2部门及项H文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量 负责。
4. 2. 3专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。
4. 3档案部门职责
. 1集团行政部指定文件档案专门负责人对集团档案进行管理，集团各部门、分/子公司 文档材料及时递交集团人力行政部集屮管理，任何人不得拒绝归档。
4. 3. 2集团行政部统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、 统计、利用、移交等有关规章制度。
4. 、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
4. 3. 4集团行政部指定文件档案专门负责人对集团档案进行管理，集团各部门、分/子公 司文档材料及时递交集团人力行政部集屮管理，任何人不得拒绝归档。并指导企业各部门、 项H及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
4. 3. 5监督、指导、检查企业所属单位（包插派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。
4. 。
5文件档案的密级划分：
I级：文件涉及集团经营计划、企业规划、企业总体制度、薪资制度、集团高管级会议纪 要、财务报告等。
II级：集团各部门或分/子公司制度程序文件、业务文件屮的客户资料及专用公文屮的合同 档案、重要政策法规等。
III级：业务文件屮的业务档案及技术资料、岗位职责、作业指导书等。
IV级：行政公文、专用公文屮除上述种类的非重要文件。
各单位总经理只能查阅本单位相关档案文件，如需查阅其他公司文件需向集团申请。
财务方面档案文件需经过财务总监同意方能查阅。
其他职工查阅文件需向行政部中请查阅o
6资料的收集
6・1需收集的档案分类：
制度类：各项规章制度、管理规定、办法等
流程类：业务流程、作业指导书等
表单类：各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证表单等
合同类：有关单位与集团签订的合同、合约、协议等
人事类：集团招聘、试用、转正、晋升、调薪等各类人事资料
会议类：各种工作会议、专业会议的会议纪要
法律事务类：集团各项法律事务文件
业务资料：产品资料、广告资料、客户资料、各种综合的或专题的可行性报告、营销计划 等
外行文：集团与外机构来往产生的文件（如政府法规规章、供货商规格书、说明书、国家 标准、国际标准等）
内行文：包括本集团内机构设置、撤并、更名、启用印章、处分材料、集团发出的各类工 作计划、通知、方案等
综合类：集团重要活动或外出考察的影像资料、集团获得的奖状、证书、牌匾，包括丄级 领导或外协友好部门提供的题词、书画、工艺纪念品等
刊物类：集团编辑、出版的刊物
、分/子公司各职能部门和内部人
员屮去搜集，档案形成之日起或被正式引用或核准生效后的三个工作日内即需归档。
3档案对接人将集团各部门、分/子公司档案资料归档后定期移交集团人力行政部。
7资料的归档：
、分/子公司归档的纸质档案材料依部门-档案类别的顺序，按内容的内在
有机联系和档案材料形成吋间先后顺序归档，并填写集团部门或分/