档案与档案工作概述.doc

作为一个档案工作者必须首先弄清两个最基本的概念––档案与档案工作。
一、档案
   “档案”在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了,人们在自己的工作、生活、学习中,越来越清楚地感受到档案就在身边,人人都要和它打交道。国家与国家的关系,机关工作,科研、基建、生产活动,医疗、诉讼、财会工作,甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录,成为凭据性或参考性历史资料,保存起来就是档案。
对档案的概念仅有感性的认识是不够的,我们还要进一步了解档案一词的来源,并从理论上探究它的内涵和外延,这样才会对档案有一个较深刻的认识,才能更自觉地珍爱档案,积极地利用档案。
(一)档案的词源
档案从起源到今天已经有几千年历史了,但是“档案”一词使用和有明确解释的历史,却并不久远。这里主要介绍一下中国档案的词源。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的,其称谓在殷商为“册”、“典”,西周为“中”,春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“簿书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。至于“档案”一词,可能使用于明末清初,而见于文字材料则始于清代。
1.“档案”一词的最早出现。其文字材料见于现存清代档案康熙十九年(1680年)《起居注册》的记载:该年十月,在批阅秋审众犯册时,“上问:‘马哈喇之父与叔皆没于阵,本身亦有功牌,其罪如何?’大学士明珠奏曰:‘马哈喇之父、叔阵没,皆系松山等处事,部中无档案,故控告时部议不准。’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词,而且还可以看出,当时王朝断案是重视以档案为根据的。
2.“档案”一词的最早解释。其文字记载是约成书于康熙四十六年(1707年)的杨宾的《柳边纪略》。该书说:“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也;存储年久者曰档案,曰档子,以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者,亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
“档案”一词。应当说,“档案”一词具有形象的和内在的意义。“档”,《康熙字典》解释为“横木框档”,即木架框格的意思;“案”,《说文解字》解释为“几属”,即小桌一类的东西。由此引伸,又把处理一桩事件的有关文件叫做一案,并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用,就是存入档架收贮起来的案卷,而把放置档案的架子称作档架,把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来,但是其含义已经得到了深化和发展。
“档案”词条的辞书––《亚欧语鼎》。这是日本图书馆学家高桥井保于1813年编撰的外文词典,收藏于日本国立公文书馆。该书使用汉文(假名式日本语)、满文、荷兰文、俄文(部分的)4种文字,语种跨亚欧两洲,故称《亚欧语鼎》。全书分部、类排列词条,“档案”一词排列在“书”类下。当时由于政治的原因,这本书没有正式出版,但在编纂辞书时能将“档案”作为专门词条予以登录,这充分说明当时“档案”一词在书面和口语交流中,使用已经相当频繁,这才有必要将它编进辞书,以便对照查阅。
(二)档案的定义
目前有两种表述法:
    :《中华人民共和国档案法》第二条的表述:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
    :国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1–92《档案工作基本术语》的表述:“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。”
    可简易表达为:“档案是原始的历史记录。”
    (三)档案定义表达的含义
    上述档案定义表达了七个含义:
    (历史性);(多元性);(广泛性);(原始性);(价值性);(多样性);(记录性)。
    下面归纳成四个方面加以认识。
   
    (1)产生档案的主体:产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人,表现出多元性的特点。由于主体不同,就产生了档案的不同所有权––分别属于国家、集体、公共、私人(个人、家庭、家族)所有。
    (2)来源渠道:档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动,反映了档案内容的广泛性。
    ––原始记录性
    (1)原始性:档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物,而不是事后编造的。
    (2)记录性:可从内容和形式两方面来看。
    内容上,档案所记载的是当时、当地、当事人发