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酒店管理会所餐饮部宴会厅管理
餐饮部宴会厅管理

宴会是饭店餐饮产品销售的重要形式和经济收入的重要来源。其特点是产品销售
多,质量要求高,经济收入好。因此,重点抓好宴会管理,包括各种酒会、冷餐会等,
是饭店宴会部管理的重要任务,并通过宴会形式满足宴会主办者表达欢迎、答谢、祝
贺、喜庆欢乐、扩大社交、联络感情的良好愿望和需求。
本章主要讨论宴会的流程管理、质量管理内容与方法、人员管理及客史档案管理。

第一节宴会流程管理

宴会的举办成功与否,取决于宴会部的组织能力,即任何宴会若能事前做好妥善规
划,一定可以水到渠成,顺利完成宴会活动。完整的宴会作业流程应开始于宴会预订。
直至宴会结束,全过程大致分五个阶段(见图 3-1),缺一不可,惟有五个阶段相互衔
接,充分配合,才能保证宴会圆满成功。本节将对每个阶段的主要管理工作进行说明。




图 3-1 宴会作业流程图

一、宴会预订阶段

宴会部受理预订是宴会流程的第一步,也是重要的一个环节。预订工作做得好与坏,
直接影响到宴会的设计策划及整个宴会活动的组织与实施。因此,宴会部应设预订专
门机构和岗位,挑选有多年餐饮工作经历、了解市场行情和有关政策、应变能力较强、
专业知识丰富的人员承担此项工作,从而推动宴会的销售。
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宴会预订的主要工作流程如下:
宴会洽谈→接受预订→填写宴会预订单→填写宴会安排日记本→签订宴会合同书
→收取订金→跟踪查询→正式确定→发布宴会通知
宴会部要了解有关宴会活动的各种信息,它为宴会活动的策划和设计提供正确、充
足、必要的依据,这些信息包括:
①赴宴客人人数。
②宴会规格。
③宾客风俗习惯。
④宾客生活忌讳。
⑤宾客特殊需要。
⑥如果是外宾,还应了解国籍、宗教、信仰、禁忌和口味特点等。
对于规格较高的宴会,还应掌握下列事项:
①宴会的目的和性质。
②宴会的正式名称。
③宾客的年龄和性别。
④有无席次表、坐位卡、席卡。
⑤有无音乐或文艺表演。
⑥有无司机费用等。
⑦主办者的指示、要求、想法。

二、设计策划阶段

宴会部在接受宴会预订,签订宴会合同之后,就应着手根据了解的信息进行宴会的
设计与策划工作。
宴会的设计与策划,简单地就是指受理预订后在举办宴会前,根据有关信息资料和
宴会规格要求,编制出题突出,科学合理,令主办者满意的宴会活动计划。宴会计划
的内容要求详细、明了,只有经过周密的策划与设计之后,才能进行宴会准备和组织
实施。
宴会设计策划的内容例如下:
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(1)宴会厅环境与气氛策划
①宴会厅的餐桌与台型设计。
②宴会厅绿化和鲜花等装饰设计。
③讲台、话筒位置和花卉布置、工艺装饰。
④宴会娱乐项目策划(背景音乐、乐队人员的位置安排、文艺演出的场地范围等)。
⑤灯光的要求等内容。
(2)宴会服务策划
①主桌台的席次排列和花卉布置、工艺装饰。
②贵宾(VIP)随行人员坐位安排。
③随行人员和陪同人员坐席安排。
④宴会服务人员人数确定工作安排。
⑤管理人员、服务人员岗位位置安排。
⑥上菜、撤盘的线路设计。
⑦餐具、布巾等项目的数量等。
(3)宴会食品策划与菜单设计
①宴会菜单设计。
②宴会食品原料的采购计划加工烹调工作安排。
③宴会酒单设计等。
上述宴会活动的所有计划内容,并不是完全由宴会部指定,而是由饭店相关分别拟
定的,各部门依照所收到的宴会通知单,各自拟定所负责部分的工作计划,并列出工
作清单,作为标准的依据。若为特殊的宴会,如大型酒会或国际会议,宴会部可将各
部门集合开会,共同策划,各部门有任何问题,都可在会中讨论并加以解决,并将会
中决议印成书面资料,分发给各部门位分头进行相关工作。宴会工作千头万绪,各部
门工作计划的拟定相当重要。
除了上述宴会活动计划外,宴会部还应编制一个宴会时间控制表。从客人进入宴会
厅到整个宴会结束,将其间的各项活动纳入控制表中,并落实到每位服务人员,使整
个宴会有计划、有步骤、有条不紊地进行。
另外,良好的宴会活动计划,必须通过畅通合理的传递渠道来下达,使宴会活动的
各个程序和各个环节按计划进行,这样才能确保宴会的质量。延误了信息的传递和计
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划的下达,或把计划内容中宴会日期、开宴时间、人数、桌数、费用标准、设备要求
等写错或传递错,就会影响计划下达,并影响后面整个宴会程序的顺利进行。

三、执行准备阶段