召开居民会议.ppt

如何召开居民会议
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居民会议的作用
居民会议的过程
主持居民会议技巧
召开居民会议的成功条件
召开居民会议的要诀
居民大会筹备工作清单
居民会议的流程
案例介绍
居民会议的作用
◆交流资料、分享及搜集意见
◆报告及交代工作进展
◆对重要事项进行讨论、行使决议
◆加深与会者的关系,促进团体合作的精神
◆学习解决问题的方法,提高民主参与的意识
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居民会议的过程
居民会议四步曲:
■会议前
■会议中
■会议后
■行动
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(一)会议前
1、要知道为什么开会,开会的目的为何,是否真的需要召开会议?
2、准备议程及开会所需资料文件,可预先或当场派发,或用大纸写好贴在白板或墙上。议程要有适当次序,大约分配每项议程所需时间,每个项目要清楚是讨论什么,先处理重要或容易达成共识的议程。
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3、要清晰那些人需要参加这次会议,通知有关人等开会,确保主要人物或与议程有关的人士出席会议,需否事先要与特别人士商讨,是否需要与核心成员作会前准备,留意会议中可能出现的动力。
4、场地的摆设要尽量令与会者感觉自然,没有局促感,预先安排场地所需用品,如桌、椅、笔、纸、白板等。
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5、座位安排方面,主持人要看到各与会者面容,容易听到各人发言,坐在中心位置较理想,以便控制会议的进行,但主持人与参加者的座位安排要有平等地位的感觉,让大家均能看到对方。
6、事先多了解与会者对议程的看法及不同意见,预计可能会发生的事情,例如争执、意见分歧、未能作出决议等。
7、提早十分钟到达,检查用品及布置场地,若资源许可,可在会议前打电话给参加者,提醒他们出席。
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8、与早到会员招呼、谈话,培养亲切气氛,令与会者觉得被留意,来开会不只是事工形,而是加深感情关系。未开会前不妨与全体与会者谈一些共同的话题,如天气、电视、时事,制造轻松、亲切气氛。
9、开会尽量准时,若未到齐,可将重要事项稍延。
10、简介开会目的、重点,让与会者留意主要讨论的事项。
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(二)会议中
1、你是主持会议,不是演说,不要垄断发言。要尽量诱导与会者参与会议,鼓励适当发言、讨论。
2、尽可能依照议程一项一项讨论,让与会者系统地跟随。时间分配要好好掌握,适当分配发言及讨论时间。
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3、与会者的意见,主持人不要即时回应,应将意见抛给大组回应、讨论。协助与会者多沟通意见,多回应其他人意见。
4、主持人要多做集中、归纳、摘要及总结工作,让与会者跟得上讨论。要有公正的态度,保持客观中立,仔细聆听各人的意见。不能强迫与会者接受自己的意见。
5、讨论若成熟,协助与会者作出决议,但不要太快用投票表决,先要让与会者对问题有充足讨论,分析好决定的优劣处,尽量用共识方法,不要让参加者有输赢,有被孤立的感觉。
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