召开居民会议.ppt

如何召开居民会议空间社区居委会 1 1 居民会议的作用居民会议的过程主持居民会议技巧召开居民会议的成功条件召开居民会议的要诀居民大会筹备工作清单居民会议的流程案例介绍 2 2居民会议的作用◆◆交流资料、分享及搜集意见交流资料、分享及搜集意见◆◆报告及交代工作进展报告及交代工作进展◆◆对重要事项进行讨论、行使决议对重要事项进行讨论、行使决议◆◆加深与会者的关系,促进团体合作的精神加深与会者的关系,促进团体合作的精神◆◆学习解决问题的方法,提高民主参与的意识学习解决问题的方法,提高民主参与的意识 3 3居民会议的过程居民会议四步曲: 居民会议四步曲: ■■会议前会议前■■会议中会议中■■会议后会议后■■行动行动 4 4(一)会议前 1 1 、要知道为什么开会,开会的目的为何, 、要知道为什么开会,开会的目的为何, 是否真的需要召开会议? 是否真的需要召开会议? 2 2 、准备议程及开会所需资料文件,可预先、准备议程及开会所需资料文件,可预先或当场派发,或用大纸写好贴在白板或墙或当场派发,或用大纸写好贴在白板或墙上。议程要有适当次序,大约分配每项议上。议程要有适当次序,大约分配每项议程所需时间,每个项目要清楚是讨论什么, 程所需时间,每个项目要清楚是讨论什么, 先处理重要或容易达成共识的议程。先处理重要或容易达成共识的议程。 5 5 3 3 、要清晰那些人需要参加这次会议,通知、要清晰那些人需要参加这次会议,通知有关人等开会,确保主要人物或与议程有有关人等开会,确保主要人物或与议程有关的人士出席会议,需否事先要与特别人关的人士出席会议,需否事先要与特别人士商讨,是否需要与核心成员作会前准备, 士商讨,是否需要与核心成员作会前准备, 留意会议中可能出现的动力。留意会议中可能出现的动力。 4 4 、场地的摆设要尽量令与会者感觉自然, 、场地的摆设要尽量令与会者感觉自然, 没有局促感,预先安排场地所需用品,如没有局促感,预先安排场地所需用品,如桌、椅、笔、纸、白板等。桌、椅、笔、纸、白板等。 6 6 5 5 、座位安排方面,主持人要看到各与会者面、座位安排方面,主持人要看到各与会者面容,容易听到各人发言,坐在中心位置较理想, 容,容易听到各人发言,坐在中心位置较理想, 以便控制会议的进行,但主持人与参加者的座以便控制会议的进行,但主持人与参加者的座位安排要有平等地位的感觉,让大家均能看到位安排要有平等地位的感觉,让大家均能看到对方。对方。 6 6 、事先多了解与会者对议程的看法及不同意、事先多了解与会者对议程的看法及不同意见,预计可能会发生的事情,例如争执、意见见,预计可能会发生的事情,例如争执、意见分歧、未能作出决议等。分歧、未能作出决议等。 7 7 、提早十分钟到达,检查用品及布置场地, 、提早十分钟到达,检查用品及布置场地, 若资源许可,可在会议前打电话给参加者,提若资源许可,可在会议前打电话给参加者,提醒他们出席。醒他们出席。 7 7 8 8 、与早到会员招呼、谈话,培养亲切气氛, 、与早到会员招呼、谈话,培养亲切气氛, 令与会者觉得被留意,来开会不只是事工形, 令与会者觉得被留意,来开会不只是事工形, 而是加深感情关系。未开会前不妨与全体与而是加深感情关系。未开会前不妨与全体与会者谈一些共同的话题,如天气、电视、时会者谈一些共同的话题,如天气、电视、时事,制造轻松、亲切气氛。事,制造轻松、亲切气氛。 9 9 、开会尽量准时,若未到齐,可将重要事项、开会尽量准时,若未到齐,可将重要事项稍延。稍延。 10 10 、简介开会目的、重点,让与会者留意主、简介开会目的、重点,让与会者留意主要讨论的事项。要讨论的事项。 8 8(二)会议中 1 1 、你是主持会议,不是演说,不要垄断发、你是主持会议,不是演说,不要垄断发言。要尽量诱导与会者参与会议,鼓励适言。要尽量诱导与会者参与会议,鼓励适当发言、讨论。当发言、讨论。 2 2 、尽可能依照议程一项一项讨论,让与会、尽可能依照议程一项一项讨论,让与会者系统地跟随。时间分配要好好掌握,适者系统地跟随。时间分配要好好掌握,适当分配发言及讨论时间。当分配发言及讨论时间。 9 9 3 3 、与会者的意见,主持人不要即时回应,应、与会者的意见,主持人不要即时回应,应将意见抛给大组回应、讨论。协助与会者多将意见抛给大组回应、讨论。协助与会者多沟通意见,多回应其他人意见。沟通意见,多回应其他人意见。 4 4 、主持人要多做集中、归纳、摘要及总结工、主持人要多做集中、归纳、摘要及总结工作,让与会者跟得上讨论。要有公正的态度, 作,让与会者跟得上讨论。要有公正的态度, 保持客观中立,仔细聆听各人的意见。不能保持客观中立,仔细聆听各人的意见。不能强迫与会者接受自己的意见。强迫与会者接受自己的意见。 5 5 、讨论