【培训课件】高效企业秘书及助理训练.ppt

高效企业秘书及助理训练
学会认识
每个小组成员相互认识。
要求将自己的左手掌拓写在大白纸上
将自己的名字写在掌心
将现服务的企业主营项目写在大拇指上
将服务的企业性质(如合资)写在食指上
将服务的部门名称写在中指上
将自己岗位写在无名指上
将自己的兴趣写在小指上
观察本组的其他组员,有相似的用红笔連线。
观察本组中连线是否是本班最多的。
课程大纲
第一章、企业秘书与助理的工作
第二章、如何提高工作效率与提升
工作技能
第三章、如何成为上司得力助手
第四章、企业秘书与助理的形象
第五章、企业秘书与助理礼仪常识
第六章、秘书与助理的职业发展
第一章企业秘书与助理工作
企业秘书与助理的角色定位
上司眼里的秘书与助理
不同性质企业秘书的工作介绍
企业秘书与助理的工作特征
一、企业秘书与助理的角色定位与功能发挥
1、秘书是什么?(常识)
《辞海》中,秘书有五种涵义:一指职务名称之一,是领导的助手;二是指官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职;三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员,分一等秘书、二等秘书和三等秘书;四指宫禁里的藏书;五指衬伟图录(汉代流行的宗教迷信),我们现代的秘书的涵义,是指人,即秘书人员。
确切地说,秘书是领导、专家、管理人员履行其职务时的辅助人员,是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。
2、秘书的差别
秘书职务是通性的定义,但在实际工作中,秘书人员是有区别的,那么如何区分呢?主要用生物学中的属与种类的方式进行。属,我们称秘书为工作人员,而种则有一定的区分,比如因单位的性质不同而有所区分,行政事业单位与企业、人个等皆不同,因而存在着一定的差异。
不过,秘书或秘书班子,都从属于一定的机构或个人。同时,秘书或秘书班子以阐明和贯彻领导意图为已任,具有执行性。
大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久,李兰受到了总经理的青睐,一再被提升,很快就做了部门经理,可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做文员。终于有一天王芳忍无可忍,向总经理提出辞呈,并痛斥总经理用人不公。
总经理耐心地听着,若有所思。忽然他说:“年轻人,别忙着辞职,先帮我到今天的集市上看看,有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说,“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋,多少斤?”总经理问,王芳又跑回去,回来说有10袋。“价格是多少?”总经理又问,王芳欲再次跑回集市,总经理望着气喘吁吁的王芳说,“请休息一会儿吧,你可以看看李兰是怎么做的。”说完,叫来李兰对她说、:“请你马上到集市上去看看,今天有什么可卖的。”
李兰很快从集市上回来了,汇报说到现在为止,只有一个农民在卖土豆,有10代,价格适中,质量很好,她带回来几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市,据李兰看价格还公道,这种价格的西红柿总经理可能会要,所以,她不仅带回了几个西红柿做样品,还把那个农民也带过来了,他现在正在外面等着回话呢!
面对着一切,王芳忽然明白了,李兰比她多想了几步,于是她在工作上总会取得成功。
案例:两个秘书不同结果
问题
王芳和李兰的差距在哪里?
上司眼里的秘书与助理是怎样的?
1、修养、职业道德与能力
(1)修养:要有一定的工作立场,不存在大是大非,同时具有较高的理论基础。
(2)职业道德:敬业爱岗,甘于平凡;不辞劳苦,少计得失;自尊自重,克已奉公;谦虚谨慎,平等待人;严守机密,提高警觉。
(3)能力要求:
A、办事能力—是由多种能力综合而成的,包括:理解和领会能力、分析能力(主次缓急、难易远近)、应变能力;
二、上司眼里的秘书与助理
B、交际能力—秘书善于交际,使人容易接近,也容易让人信赖;
C、表达能力—口头表达能力与书面表达能力,能说会写是秘书的“看家本领”。说话一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼。而写作能力主要指应用文的写作能力,这种能力要求秘书平时勤学苦练,练就“出手成章”的硬功夫。
D、操作能力—秘书是种需要多种技能的综合性的职业种类,秘书人员在使用工具方面须与社会的发展保持一致。比如电脑、通讯器材、照相机、远程通讯、英语等软件工具须通晓。