会议营销会场的选择与布置.doc

会场选择
    会场选择应考虑以下因素:
    1、会场的地理位置,包括交通是否便利、环境是否雅致。
    2、会场应尽量选择在当地知名度较高的场所。
    3、会场的容量要大,能给顾客提供一个宽松、愉悦的购物环境。
    4、配套设施是否完善、服务是否周到。
  即会场选择应注意提升活动的整体规格和层次,体现公司的企业形象。选择在当地知名度较高、档次较高,交通方便的星级酒店,根据联谊会规模,选择其中较大面积的会议室、宴会厅、多功能厅作为会议场所。要求会场宽敞明亮、视野开阔、窗明几净、空气流通,保证活动的总体效果。进入会场的方向性通道必须安排明显指示牌,以引导顾客顺利进入会场。如开会后认为效果不错,可与其负责人商谈长期将之作为会议定点场所,这样在价格上可得到较大的优惠。 
会场布置
:选择会场中活动面积较宽阔一个角落,用于摆放公司企业文化易拉宝,让顾客充分了解公司与产品等各方面信息,从而更加相信公司、相信产品。
(1)会场主席台前悬挂横幅:xxx主题设置相应的背景板;
(2)会场四周宣传横幅的内容及数目视会场空间的情况而定;
(3)会场外悬挂的宣传横幅跟主题一致突出本场活动的买点;
(4)配合挂图在适当的地方张贴宣传海报,与横幅形成呼应。
2、座位布置
(1)为达到场地的最大利用率,一般选择长条桌,整个会场排成井字形,摆放距离要适中,会场中间要留出通道,便于来往活动。
(2)在长条桌两侧放置座位,员工自行合理安排顾客座位,便于员工与顾客相互交流、沟通。
(3)每个桌上摆放鲜花烘托气氛,以及“顾客满意是企业的生命之源”,“欢迎您为我们的服务提出宝贵的建议与意见”的标识牌以及水果、茶水、公司的宣传资料。
(4)每一位顾客准备一个贵宾卡,使其有一种荣誉感。
(5)发言的荣誉顾客除贵宾卡以外还必须加配飘带,如果是夫妇同来,应同时配带(会务部准备空白贵宾卡备用)。

(1)投影屏幕
  为配合讲座效果,要求投影屏幕要具有相应的大小(一般3m×3m)。
  如果场地过大,应使用尺寸更大的屏幕,以保证现场讲座时,顾客的视觉效果达到最佳。
 (2)视听效果
会场灯光音响必须事先调好,以配合节目表演、专家讲座的效果;讲座时灯光要暗,要保持场内安静,使顾客注意力集中到屏幕上;表演节目、游戏时场内应灯光明亮、温馨,乐曲以轻音乐、经典名曲为宜;现场音响的控制必须得到专业人士的紧密配合,保证不会造成节目和气氛的脱节。灯光要有可控性,便于调动顾客的注意力。对于200人以上的会议,投影屏幕最少保证4M×4M的面积。视听效果往往是现场调动顾客注意力的有效手段之一,声势和气氛几乎都是靠视听效果烘托渲染的,能否在现场制造出沸点效应也与之有着直接关系。
 
布置细节要求
1、迎宾区:
(1)、礼仪小姐身披绶带,对顾客应主动上前迎接,搀扶老人,将其领到签到区;
(2)、迎宾区入口处应有醒目的引导牌。
2、签到区:
(1)、签到区一般位于会场的入口处;
(2)、签到区要求干净、整洁、最好有台布;
(3)、要收集邀请函并发放资料袋和幸运抽奖券。
3、测试区:
(1)、测试区桌面上的仪器要求摆放井然有序;
(2)、测试桌上要干净、整洁不能出现杂物,测试桌上最好使用印有企业标志的桌布;
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