馆藏档案数字化系统建设.ppt

馆藏档案数字化系统建设初探
馆藏档案数字化概要
馆藏档案数字化是档案信息化建设的一个重要组成部分,其主要目的是利用计算机、扫描设备、图像处理技术等现代信息技术传统介质的各类档案,根据需要进行数字化处理,以积累数字档案资源。利用网络和信息系统为档案利用者提供方便、快捷的服务,提高档案的利用效率。
馆藏档案数字化的内容
馆藏档案数字化工作主要包括两项任务:一是将传统载体档案目录进行数字化,二是将档案内容进行数字化。
档案目录数字化的主要工作是对载体档案进行编目,并将目录信息录入到计算机中,建立档案目录数据库,利用管理信息系统实现档案目录数据的计算机管理和目录信息的资源共享。
档案内容数字化的主要工作是馆藏的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案,通过扫描、加工、处理(包括去污处理、图像处理、OCR等)转变为文本、图像、图形、流媒体等数字格式的信息,存储在网络服务器中,利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览。
档案内容数字化工作包括数字化预加工和深加工两个步骤,数字化预加工是能够将纸质档案、照片档案、缩微胶片等转变为电子图像文件,不能将纸质档案上的文字信息进行完全处理;数字化深加工则是利用技术含量较高的OCR、语音识别等处理技术获取载体档案中的文字信息,以利于提供全文检索。
馆藏档案数字化的业务流程
馆藏档案数字化业务过程包括数字化预处理、数字化加工/转换、信息处理、信息存储、信息发布与信息利用等几个核心过程。
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数字化预处理
预处理是数字化加工的第一个环节,主要工作是将库房中保管的实物档案,如纸质档案、缩微档案、录音录像、照片等按照数字化加工的轻重缓急原则,进行筛选,然后,再按照下一步数字化处理工作的具体要求做拆卷、分类、整理、模数转换等处理工作。此环节中的安全风险主要来自于公共环境及人为等因素,主要安全任务是防火、防盗、防抢、防窃、防泄露以及防止因错误操作而导致档案受损等事故的发生。
数字化的预处理
因此该阶段采取的保障安全的主要措施是:按照加工工序制定严格的安全管理制度,明确各工作的岗位职责,并严格监督执行;启动档案馆的安全监控系统,实行实时监控,一旦出现问题应及时采取措施。这些安全预防和保障措施也是数字化加工过程中应采取的普遍措施,称之为“公共安全保障措施”,侧重点在于管理。