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馆藏档案数字化建设之我见
摘 要:随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活
动和经济活动的战略资源。档案信息需求的多元化对传统的档案利用模式
提出了挑战,如何应用现代信息技术手段,满足信息时代电子政务社会的
需求,促进档案工作价值的实现,档案数字化建设应运而生。笔者通过对
档案数字化的内涵、现状及意义分析,提出馆藏档案数字化建设应采取以
现实需要为前提,分阶段、分步骤实施、以我为主,有所为有所不为、以
人为本、价值优先策略,以馆藏档案数字化为契机,建立质优量丰档案数
据库,构建网络平台,实现档案信息资源共享。
关键词: 档案 数字化 策略
一、档案数字化与馆藏档案数字化的内涵
档案数字化是指利用计算机技术、 扫描技术、 OCR技术、数字摄影 (录
音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种
载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化
的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信
息库,及时提供利用,实现资源共享,是档案信息化建设的重要组成内容。
馆藏档案数字化简言之就是对传统纸质档案通过扫描、数码照相或录
入等手段转换为计算机可以识别和处理的数字化信息,存储在计算机存储
设备里。这种“转换”是档案数字化的环节之一,是档案馆数字化建设的
核心。
二、馆藏档案数字化的意义
馆藏档案数字化是建立数字档案馆的基础和前提,也是档案部门充分
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利用网络资源为用户提供服务的重要来源,更是信息时代电子政务发展的
需要。档案原件数字化,对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有
很重要的作用。
1、馆藏档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核
心是资源建设。资源建设包括两大方面任务:一是现有馆藏档案的目录数
据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文
件归档与电子档案管理。
2 、馆藏档案数字化能有效地保护档案原件。⑴代替原件使用,保护档
案原件。⑵数字化副本异地保存,输出缩微胶片供永久保存。这样可使这
些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。⑶恢复档
案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。
3 、馆藏档案数字化能改善档案的利用方式。只有实现档案数字化,才
能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的
保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的
合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。⑴不再受“孤本”
的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件
可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可
能。扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。⑶ “时
间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后,
将已开放的档案上网,这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信
息资源。
4 、馆藏档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档
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案馆无疑是 21 世纪各级各类档案馆的发展方向。 尽管当前它的具体组成结
构、组织管理模式还处于探索之中,可其“馆藏”的数字化特征是肯定的,
传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组