网上预约报销使用指引-中国药科大学计财处.doc

网上预约报销使用指南(网上申请部分)
第一部分:登录系统
方法一:通过登录“信息门户”—“财务系统”—“网上预约报销”


方法二:计财处主页—“财务查询”
第二部分:预约报销
点击“网上预约报销”后,出现如下页面:
页面下方一排按钮,鼠标放在按钮上,出现按钮提示信息,如图:
一、申请报销单
申请新的预约报销单请点击“申请报销单”,见下图
1.“选择业务大类”—不同业务选不同业务类型:
·报销办公费、材料费、测试加工费等,选“日常业务报销”;
·报销国内差旅费,选“国内旅费业务”;
·借暂借款业务,选“暂借款业务”;
·冲销暂借款业务,选“日常业务报销”(具体流程在下文中);
·校内校外人员酬金申报,选“酬金申报”;
·经费从一个项目转到校内某个经费项目中,选“校内经费转账”(仅能转给页面上出现的项目号中,如需增加转入项目,请联系计财处预决算科86185528);
·报销因公出国旅费,选择“因公出国”。
2. “单项目报销”—
点击红圈里面的小箭头,出现登录人名下项目号、项目名称和项目余额:
如果点小箭头没出现项目,说明登录人名下没有项目或者没有授权的项目,需要项目负责人授权给登录人,在“网上项目授权”进行授权,如下图:
“授权管理员”—一个项目只能授权给一个管理员,管理员还可以继续往下授权给无限额经办人;
“授权无限额经办人”—一个项目可以授权给好多无限额经办人,无限额经办人不能再往下授权。
3.“实际经办人”—默认为登录人,如有需要可自行修改,财务凭证摘要为“实际经办人报销****费用”。
4.“电话”和“手机”—请如实填写,方便随时沟通。
5.“附件张数”—小于60张,请及时报销发票,避免积累发票一次报销。
6.“摘要”—简洁清晰描述报销事项
7.“选择支付方式”—有三种:转卡、汇款和混合支付。
·报销款转到校内人员个人借记卡中,选“转卡”(教职工的个人借记卡为工行借记卡,必须是学校发放,或自行办理但在学校登记过;学生的个人借记卡为建行借记卡);
·报销款转到对公账户,选“汇款”;
·一笔报销款既有汇款也有汇款,选“混合支付”。
·冲销暂付款业务,选“混合支付”。
二、日常报销业务
日常报销业务包括10项大类,每项大类包括若干小类。请事先归类整理粘贴发票,在明细预算项对应的栏目中填写报销金额。每项报销内容均有提示信息,请按提示信息进行填写。
鼠标点击明细预算项填写金额的方框,出现提示信息,显示该明细预算项能填写的最大金额,如图:
如填写的金额超过可填写的最大金额,则会报错,提示预算超支,无法预约,如图:
填写完毕后,点击“下一步”,如果支付方式选的“转卡”,如下图:
一笔报销款可转入多个银行卡中,录入工号,敲回车,姓名和账号自动跳出,填入相应金额,点“确认”,再点“下一步”。
如果支付方式选的“汇款”,如下图:
·“户名”“账号”—录入对方单位名称、银行账号
·“开户银行”—点击上图红圈中的小望远镜,出现如下界面:
在第二行,开户行后边的方框中录入汇入银行的关键词,关键词用空格隔开,比如查找“中国工商银行股份有限公司三亚金鸡岭支行”,录入关键词“工金鸡岭”,点查询,选中查找的银行,点确定。
有的公司名称敲进去后,自动跳出开户银行和账号,但是点下一步时,提示银行不正确。是因为财务系统以前给该公司汇款过,但当时录入的可能是银行的简称,而网上预约时银行名称必须是预约系统内银行的名称。解决方法:点开户银行后边的小望远镜,在第二行——“开户行”栏中录入银行的关键词,找到银行,点确定。
选择预约日期,预约日期只能为7日内,含当日。预约单据欲投递至哪个校区便选择哪个校区。
目前设定每个小时20个预约号,9/20,表明20个号还剩9个。
点击“打印确认单”。请注意,此报销单等同于“中国药科大学报销申请单”,检查无误后,请在确认单指定位置由项目负责人及经办人签字,即可连同发票投递至计财处报销。
三、国内差旅费业务
每一项差旅费业务,可填6个出差人姓名,“出差人”后面的方框中,校内人员敲入工号或学号,校外人员直接敲入姓名。
举例,1020142391,李敏,司局级人员(假的哦);1019951415,毛福兴,其他人员,北京出差2天,,。
我们在后台根据人事处数据设定了司局级人员信息,录入人员工号,自动跳出对应的姓名和职称级别。职称级别那边如果是空白,就默认为其他人员。
人员的职称级别设定了是干什么用的呢?根据差旅费管理文件,不同人员乘坐的交通工具等级不一样,住宿费标准不一样。设定了每个人的职称级别,就能控制每个人的住宿费标准了。比如北京市,司局级住宿费每人每天650元,其他人员每人每天500元。