万科集团证照、印章及介绍信管理办法.doc

万科集团证照、印章及介绍信管理办法(MHKG-ZG-ZD-005)
目的
为了规范集团证照管理,便于各类证照的新办、变更、年审,特制定证照管理制度。
为加强各类印章的保管、使用等方面的管理,规范印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁,明确印章的权限和使用程序,特制定本印章管理制度。
为了规范集团介绍信使用管理,特制定介绍信管理制度。
适用范围
万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。
术语与定义
无
职责
综合管理部
负责营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审。
负责对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。
负责管理公司公章、合同专用章、总裁/总经理签名章。
财经部
负责税务登记证的新办、变更和年审。
负责管理财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。
其他部门
负责所分管业务相关证照的办理。劳动、社保相关证照由人力资源部办理;房屋产权证由客户关系部办理;销售许可证由营销部办理;国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证由开发部办理;建设工程施工许可证由项目部/项目公司办理。
负责管理部门印章。
程序和内容
证照管理规定
证照的类型。公司证照包括:企业开办时股东的出资协议、公司章程、各种政府批复、验资报告和营业执照正副本;公司税务登记证正副本;法人代码证书正副本;房地产开发企业资质证书正副本;公司业务经营中诸如《建设工程规划许可证》、《开工证》、《销售许可证》、《土地使用权证》、《建设用地规划许可证》等各种证书以及各类专项工程的验收合格证、介绍信等证件。
证照的新办、变更、年审。
营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审由综合管理部负责办理;
税务登记证由财经部负责办理。
其他证照按管理权限由相关部门负责办理。如:劳动、社保相关证照由人力资源部办理;房屋产权证由客户关系部办理;销售许可证由营销部办理;国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证由开发部办理;建设工程施工许可证由项目部/项目公司办理等。
证照管理
证照的保管。公司所有证照原件由公司文档管理员统一保管,并登记造册(附表1:《证件存档登记表》),所有证照的原件出借、复印件申领、管理人员变更移交等,均须登记备案。
证照的移交。证件办理移交时,原各项登记资料必须一并完整移交。
证照的借用。公司证照的正本原则上不得带出公司,如因特殊情况需带出时,须报总裁/总经理同意并办理借用登记手续后方可借用;如需将证照副本带出公司,须报公司主管领导批准并办理借用登记手续后方可办理(附表2:《证照外借、复印件申领审批单》)。证照正、副本用完后及时归还,并办理撤销手续。
证照的复印。公司证照复印件由文档管理员统一复印和保管,领取复印件需办理登记手续(附表3:《证照外借、复印件申领登记表》)。
印章管理规定
印章类型
公司公章;
公司各职能部门公章(以下简称:部门公章);
各种专用章,包括:财务专用章、发票专用章、合同专用章、法定代表人名章、总裁/总经理签名章等;
集团子公司公章及子公司各部门公章。
印章管理部门
印章主管部门是集团总公司综合管理部。
综合管理部代表集团总公司对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。
印章刻