档案资料数字化加工指南.docx

天津市档案局2005-10-27档案资料数字化加工指南(试行)馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作,是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用,现有档案的数字化加工与处理势在必行,为了统一数字资源的加工操作规范,推动档案现代化和数字档案馆的建设,特制定本指南。本指南适用于天津市各综合档案馆、各类专业档案馆及各委办局档案室的数字化工作,其它单位可参照执行。1.  档案文件的数字化,要保证数字化后形成的电子文件与原文件的一致性,保证电子文件的完整性、真实性和有效性。 开展档案数字化工作,既要考虑满足当前的应用需要,又要考虑档案数字资源的长期保存。 数字化过程应实行全程管理和监控,以保证数字化工作的连续性。 音、视频档案的数字化要尽可能全面、真实和无损地保存信息,保证数据的可用性不会随着时间的推移和系统的变换而受到影响; 满足不同网络和计算机应用条件下数字化数据能从存储介质中正确读取,并能还原成音、视频信号输出。2.  档案数字化过程中,应与检索体系建立科学的挂接和联系,保证数字化后的资源能够在计算机中进行检索与利用。 档案实体与数字化后产生的电子文件,要保证在管理和使用过程中相互之间的对应关系。 数字化后的档案资源要做好存储和备份的工作,做好有效的保管和保存。3. 纸质档案数字化参照中华人民共和国行业标准 DA/T 31 —— 2005《纸质档案数字化技术规范》实施。4.  扫描方式:照片按彩色和灰度两种方式扫描。 存储格式:扫描后的照片以 TIF 和 JPG 格式存储, TIF 采用无损压缩或不压缩方式。对于重要的照片和扫描质量要求较高的照片,以 tif 格式存储优先。 分辨率: ≥200dpi。原则上以扫描后的图像清晰、 完整、 不影响图像的利用效果为准, 特殊情况下,可适当提高分辨率。 补充说明: 彩色照片采用彩色方式扫描,黑白照片采用灰度方式扫描。 扫描线数调整的方法为: 比较要扫描照片与 5 寸照片大小的比例, 假设待扫照片大小为 5 寸照片的 N 分之一,则扫描线数变为 5 寸照片的 N 倍,即 ≥Nx200dpi;相应的,假设待扫照片为 5 寸照片的 N 倍大小,则我们的扫描线数可相应变为 5 寸照片的 N 分之一,即 ≥200/N dpi。这样,可达到最佳的精度 / 容量比,便于保存和利用。 照片档案数字化操作规程参照纸质档案数字化操作规程。5.  存储格式:转换的图像存为 TIF 格式。 转换方式: 缩微胶片的构成方式采用 “高对比 ”,压缩方式采用无损压缩, 保存方式采用 “黑白 ”方式。 分辨率:对于一般缩微胶片,转换分辨率采用 ≥200dpi。对于效果较差的缩微胶片,转换分辨率应适当提高,其他材料用户可根据需要进行调整。 缩微胶片数字化操作规程: 进行图像参数设置,如分辨率、对比度、亮度等; 进行图像保存参数设置,如文件夹名称、文件名等; 进行其他参数的设置; 进行缩微胶片转换; 保存、备份图像。6.   放音设备 放音设备必须能正确地将声音源输出。放音设备