合同管理制度.doc

合同管理制度
(泉州蔡先生上传)
第一章总则
第一条【目的】
为规范公司合同管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,制定本制度。
第二条【适用范围】
以公司的名义对外签订合同(包括买卖合同、加工承揽合同、租赁合同、运输合同、仓储合同、建设工程合同、服务合同、技术合同、劳动合同等),应当依照本制度执行。
以公司的名义对外出具其他法律文书(包括授权委托书、单位证明函等),应当参照本制度执行。
第三条【部门职责】
公司总裁统一指导公司的合同管理工作。法务部门协助各业务部门进行合同的谈判、签订、履行及争议解决等事宜;法务部门负责合同文本的流程管理和归档工作。
第二章合同的签订
第四条【主体审查】
合同签订前,业务经办人首先要审查对方当事人的基本情况,包括:
(一)核实对方主体资格:对方当事人为自然人的,要求其提供身份证复印件;对方当事人为法人的,要求其提供企业营业执照复印件。
(二)核实对方资质情况:法律、行政法规对特殊行业相关资质另有规定或者特许经营的,要求对方当事人提供资质证书或者特许经营许可证。
(三)核实对方履约能力:了解对方当事人注册资本、商业信誉、历史履约情况及银行账号等,合同标的额超过一百万元的,必须对对方当事人进行资信调查。
(四)核实签约人资格:签约人为法定代表人的,要求其提供法定代表人身份证明;签约人为委托代理人的,要求其提供授权委托书。
以上主体审查的相关资料应当作为合同的组成部分妥善保管。
第五条【签约主体】
订立合同的主体必须是公司或者分公司,不得以公司部门的名义擅自对外签订合同,也不得与对方企业的部门签订合同。
第六条【合同条款】
合同的内容一般包括以下条款:
(一)当事人的名称或者姓名和住所;
(二)标的;
(三)数量;
(四)质量;
(五)价格或者报酬;
(六)履行期限、地点和方式;
(七)违约责任;
(八)解决争议的方法。
第七条【合同版本】
业务经办人选择合同版本时,应当遵循如下原则:
(一)已制定企业示范合同版本的,采用企业示范版本,对特殊当事人需要修改个别条款的,应当经法务部门审核;
(二)未制定企业示范合同版本的,采用官方颁布的行业示范版本;
(三)既未制定企业示范合同版本也没有官方示范版本的,由法务部门协助业务经办人根据谈判要点起草文本,或者采用对方提供的合同版本,提交法务部门进行法律审查及条款修改;
(四)最后由双方磋商确定正式合同文本。
第八条【合同形式】
除即时交割(银货两讫)的简单小额经济业务外,订立合同应当采用书面形式。
第九条【合同卷宗】
业务经办人应当按照“一份合同一个卷宗”的原则,即时建立合同卷宗,合同卷宗应当包括主体审查资料、正式合同文本及附件、会议纪要、来往信函等。
第十条【合同审批】
业务经办人应当按照如下步骤,进行合同文本的审批:
(一)填报《合同履行跟踪表》,提交合同卷宗;
(二)报部门总经理审批;
(三)报法务部门审核,并统一编写合同号;
(四)报公司总裁审批;
(五)法律规定应当经相关行政部门审批或者备案的,报行政部门审批。
第十一条【审批权限】
标的额较低的合同,由部门总经理批准执行,具体审批权限依照公司审核审批制度执行。
下列合同必须由公司总裁批准后,方可执行:
(一)