公司档案管理制度.doc

档案管理规定
第一章总则
第一条为规范公司档案管理,确保档案的完整与安全,有效发挥档案的作用,结合公司实际,特制定本暂行规定。
第二条本规定所称档案,是指公司在运营过程中形成的对企业仍具保存利用价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑光盘、声像、胶卷、荣誉证书、牌匾、证件等不同形式的历史记录。
第三条公司档案工作遵循“统一领导、分级分类管理,档案实体相对集中”的管理原则,以公司和各部门为单位分别实行档案实体相对集中保管,管理网络图及岗位职责见附件。
第二章管理网络
第四条公司综合部是公司档案工作的归口管理部门。
第五条公司设档案员一名,公司各部门各设资料员一名,资料员接受档案员的业务领导和指导,每月5日前向档案员上报本部门上月形成的档案清单。
档案员应具有基本的业务和管理能力,人员需相对稳定。
公司全休员工均有保护档案的义务,遵守档案管理制度。
第六条各单位资料员名单应报公司综合部备案。人员发生变动时,新的人员名单叁日内报公司综合部。其中,资料员岗位变动资料交接工作必须事先通知公司档案员。
第三章管理过程的基本要求及处罚
第七条公司所有员工在公务过程中形成的应该归档的文件资料,应第一时间交部门资料员统一收集保管,任何人不得据为己有、丢失或销毁。资料员应按公司档案归档办法及时向档案室移交档案,办理交接手续。
第八条公司在运营过程中,涉及有资料形成的费用报销,报销前必须经档案员(或资料员)确认资料归集的签字,财务方可办理报销手续。如:
购买图纸、书籍等资料(电子文档或文字文档);
购买设备;
支付设计或建筑工程的决算款或尾款;
报销培训或会务、考察费用等。
第九条公司各类工程的竣工验收,必须有本部门资料员参加资料验收,验收完毕,该工程形成的图纸、文件等技术档案和施工管理资料必须向档案员移交,以便及时归档;
第十条公司购买仪器设备,开箱时,必须有本部门资料员参加,随机仪器设备说明书等文件资料必须完整地向档案员移交,坚持先归档、后利用。
第十一条公司员工内部岗位变动或离职、辞职、辞退等离开公司时,必须做好档案交接工作,编制移交清单,综合部在办理相关手续前必须经该部门资料员签字确认。
第十二条对在各部门档案资料管理工作中成绩突出的资料员,综合部档案员将结合绩效考评予以奖励。对有下列行为的人员,将根据情节轻重给予当事人罚款、停职、劝退直至除名处理,造成损失的赔偿损失,导致法律后果的追究法律责任。
1、不主动移交档案资料的;
2、拒不移交档案资料者,且态度恶劣;
3、涂改、伪造档案资料的;
4、造成档案资料毁损、丢失的;
5、非经程序擅自复印、抄录、公布或出卖档案牟利等造成档案资料泄密的;
6、明知所保存档案存在危险而不采取措施或档案员玩忽职守造成档案损失的;
7、对档案损毁没有及时汇报、没有采取必要有效的补救措施,导致无法挽回的损失的。
第四章其他
第十三条公司各类档案的归档办法、利用管理及保密、统计要求等具体管理内容详见附件。
第十四条本规定自下发之日起执行,由公司综合部负责解释。
黄河铬盐公司档案管理网络图
行政总助
档案员
职能部门
负责人
各车间
负责人
资料员
资料员
综合部部长
财务报销审核
公司档案管理工作相关机构和岗位的主要职责
公司总经理助理(分管档案工作)职责
负责组织和领导公司档案管理工作
负责组织制订公司档案工作的年度工作计划和管理要求
组织制订公司档案管理的各项规章制度
负责审核公司档案的鉴定和销毁方案
公司综合部职责
1、负责公司档案工作的归口管理
2、负责公司档案管理工作进行业务指导
3、负责公司档案管理制度、管理要求、考核办法的制订、完善
4、负责拟订公司档案工作的年度工作目标
负责组织公司档案工作的管理检查与考核
公司档案员职责
负责拟订公司档案工作的业务操作规范
负责拟订公司内资料员的业务培训计划,并组织培训活动
负责公司档案人员的业务指导,督导资料员履行岗位职责
负责按档案管理规定实施公司的档案管理工作,负责档案室的日常管理
负责公司档案销毁工作的审核、监销
负责公司档案管理工作的状况分析,提出改进措施和建议
加强业务学和能力
定期或不定期开展档案工作检查、稽查,对违规问题、档案损失事件及时汇报、落实处理
各部门主管职责
负责组织本部门的档案资料管理工作,对不优先登记、不集中保管、资料损毁、不及时移交等违规行为负第一管理责任
带头严格执行档案管理制度和管理要求,积极配合归口部门开展档案工作
确定内部资料管理人员,明确其责权,建立内部管理机制,监督资料员履行职责
各部门资料员职责
执行档案管理制度和管理细则,接受档案员的业务管理
建立本