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应收账款管理制度
应收账款管理制度(一)
为进一步规范集团各公司应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系,防范资金安全风险,加快资金周转,落实应收帐款责任,对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制,特制定本制度:
一、事前控制:(签约到发货)
1、客户授信控制
交易之前,各经办业务人员应全面了解客户的资信情况(但政府机关、公营事业单位及风险低的小金额或现金交易客户不受此限。),根据客户资信情况选择交易方式及签订合同,并由各销售部门建立客户档案,进行有效的资信评估和跟踪记录。
2、交易合同签订及保管
①、销售合同是解决应收帐款追收的根本依据,签订时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对,以避免日后处理应收帐款时与客户产生分歧而带来经营风险。在销售合同中要求明确的主要内容:
A、明确交易条件,如:品名、规格、单位、数量、价格、交货期限、客户付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;
B、明确双方的权利义务和违约责任;
C、确定合同期限,合同结束后视情况再行签订;
D、签订时间和经办人、合同审核人签名,加盖合同专用章或公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章);须企业法人签字,或法人授权委托书由经办人签字。
E、合同的签订必须经过所属公司或部门经理审核确认才可以盖章,特殊签订,还需报集团总部总经理审批方可盖章。
②、合同的保管:各类销售合同由指定的总经办专人负责妥善造册保管,并同时到财务部进行严格备案(需办理交接手续),对于不能妥善规范保管合同的,按公司相关规定进行严肃考核。
二、事中控制:(发货到收款)
1、发货查询,货款跟踪
①、每次发货前各部必须要与销售合同保持核对,按合同的约定进行严格控制;无合同的赊销必须填制“欠款单”并经营运总经理(总监)、集团总经理进行逐级审批,否则视为无
效赊销,‰计算资金占用费考核责任人,责任人并继续有责任采取有力措施及时回收货款。
“欠款单”的填制必须具备:具欠单位公章;具欠单位法人代表或授权人(需提供有效授权书)签字;个人身份证明;销售责任人及审批人等。
发货凭证管理:主要是各种发货凭证、签收回执单(因其是诉讼最主要的证据),在货物赊销后,由销售责任人全部跟踪回收整理、归档到所属财务部。
②、公司在赊销货物后,各部门就应启动应收帐款监控程序,要在货款形成的早期进行适度催收,同时维持良好的客户关系,一旦发现赊销客户经营状况等出现异常并有可能危及到本企业帐款的顺利回收时,各部门应及时督促相关销售人员加强崔收并告知所属财务部。
2、回款考核
对于逾期的应收帐款,‰计算资金占用费对相关责任人进行考核,责任人并继续有责任采取有力措施及时回收货款。
3、回款记录,帐龄分析
①、发生应收帐款时,财务部应详细记录应收帐款的发生日期、合同号、销售责任人、应收客户全称等;关注逾期应收帐款的催收并按本制度进行考核。
财务部每月填报“应收帐款帐龄分析表”,由各部门组织各销售责任人填写回款计划及措施。
②、各销售责任人在客户发生应收帐款时,应及时建立日常客户业务台帐,以便与所属财务内部对帐。
4、定期的财务对帐
所属财务部应每月定期填制应收帐款“询证函”,向各部门组织各销售责任人确认一致,并由相关销售责任人负责将“询证函”寄送赊销客户函证,以确保双方在应付帐款数额、付款期限、付款方式等方面的认可一致;对客户提出的异议要及时查明原因,做出相应调整。
三、事后控制:(欠款到追收)
事后控制包括赊销合同约定、本制度规定款项的收回控制以及款项到期由于各种原因无法收回而形成坏帐损失的处理。
1、对多次催收无效的逾期应收帐款,由催收人员编写催收书面报告书并提出相关处理意见,对有坏帐前兆的逾期应收帐款,催收人员应将所掌握的资料及时移交采取适当法律手段处理,由总经办负责收集准备起诉客户的相关诉讼材料(各种法律证据),其他相关部门给予配合。
3、对于长期逾期未收回的款项,相关财务部应及时报告给总经理进行审查,以确定是否确认为坏帐。如果确认为坏帐损失,相关发生部门应填写“坏帐申请书”呈请集团总经理最终批准,财务根据批示做出相应的帐务处理,在帐面上核销该笔应收帐款(作账销案存)处理;但坏帐发生部门及相关销售人员还应继续关注赊销客户的情况,一旦发现其经营状况 4、相关机构应查明坏帐产生的原因,明确相关责任人、相关责任部门,并做出相应的处理。如果是由于对方经营状况恶化等造成坏帐,而对方的这种变化事先是可以觉察的,则应追究销售责任人的直接责任及营运部负责人的连带责任;如果应收帐款收不回是由于销售人员主观上的疏忽(如:手续、单据不全等),则应追究销售人员的赔偿责任。
5、应收帐款交接:销售责任人岗位调