商务英语写作 备忘录.ppt

Memorandums
What is a memo?
It is a format of munication, which municate information, explain new procedures, announce changes, make requests, confirm results, or offer advice.
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How to write a business memo
内容简短:备忘录市商务书面沟通中最简短的形式之一,具备快速阅读的特征。
信息具体:如果要用备忘录告诉同事们有个会议或活动,就把具体的日期时间告诉他们。
内容有组织:便于读者呢个迅速找到需要的信息。不管是直接还是委婉,内容都要有组织,不要让对方浪费时间思考你是什么意思。
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The format of a memo
汉语的“备忘录”来自英语的memorandum,实际应用中通常使用其缩写形式memo,作标题时一定要大写首字母,或者四个字母都大写。备忘录由名称(title),标题区(heading)和正文(body)三部分组成。其中标题区包括四部分内容:备忘录的撰写人,收件人,发送日期及主题。
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备忘录的基本格式如下(排列格式多为齐头式):
Memo
To: 写出全名,有时可以加上职位
From:写出全名,有时可以加上职位
Date: 写出完整日期,月份可以采用缩写
Subject: 主题简短,明确,具体
Message: 直接写出重点,用一到两个句子把主要的信息写出来。可以只有一个句子,也可以有好几个段落。
Re: New Year Party
Subject: Autumn Trading Fair
Subj.: Christmas Celebration
SUBJECT: Beefits Coordinator Suggests Pinggu Outing
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Memo
Changes of the order
To:
Subject:
From:
Change goods details of this morning’s order (Ms. Sanchez from Royale Engineering)
Send 3 units of model 1380 and 4 units of model 1935 by sea.
They don not need insurance and we will pay for sea transport.
Date:
24 November, 2013
Dispatch Department
Brian Davison
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如果你选择使用标题形式写出“事由”,要注意用词应当概括性强、言简意赅。“事由”是备忘录的“题眼”,作用在于突出备忘录的写作目的或其主要内容,使收件人迅速识别备忘录的主要意图,判断应由哪个业务部门处理、与自己是否有关系。事由一项等于备忘录的标题;换句话说,备忘录的主旨应当体现在事由的表述之中。
请比较以下同一个会议纪录的六种事由标题,
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Minutes of the meeting of the Second Board of Directors
Minutes of the Meeting of the Second Board of Directors
Minutes of the Second Meeting of the Board of Directors

Minutes of the Second Meeting: Board of Directors
Board of Directors: Minutes of the Second Meeting
Board of Directors: Meeting Minutes, October 23, 2007
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