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高效项目管理的十大要诀
当前社会越来越倾向于以项目为中心,通过良好的项目管理来提高工作效率是非常有效的。但是对大多数公司来说,转向以项目为导向的管理结构将会带来极大的变化,尽管变化本身会带来利益,但是人们却往往抵制变化。
一定的规则和指导方针是非常必要的,因而我制定了项目管理的十大要诀。
1、缩小项目范围
没有什么比项目永远也完不成更糟糕了。项目耗时太久往往会耗尽资源,甚至是拖垮最富活力的团队。为了保持项目的紧凑,同时也为了按时完成工期,通常把大的项目分割成小一些的项目来做。从长期来看,一系列的小项目的按时完成对于组织来说比起一个也许永远也完成不了的大项目的一次性成功要有用得多。
2、杜绝“肥胖”团队
获得好的开端的最好方式就是确保项目组规模合适。项目组越大就越难激励和管理,并且大项目组里成员的个性冲突也往往会成为工作正常进行的阻碍。
尽管在项目中分工明确、各司其职是惯例,但是项目组没有最佳规模。如果项目组人员不够,一个人同时承担多项任务也是可以的。
3、要求专职参与
为了确保项目目标的实现,各项目成员必须在项目进行期间专职从事项目本身的工作。
如果企业领导希望项目团队以最佳的状态和热情投入项目工作,他们也需要提供给项目组成员这样的条件,即让他们放弃日常的工作专心投身于项目工作中去。企业领导通过给每个项目组配备专门的资源和人员,让项目组成员明确认识到项目的重要性。
4、建立项目评审小组
项目评审小组是项目组的控制部门,他们负责制定业务方针和战略指导,同时协助清除工作障碍,避免项目隐患。
通常,企业里相关部门的中层和IT管理人员每两周参加一次项目情况通报会。为确保项目连续性,在会上确定的问题交给项目评审小组成员处理和解决,项目组则继续进行正常的工作。
5、不使人员过度疲劳
对于项目成员来说感觉工作压力太大以至于身心俱疲是非常不寻常的。企业管理者对这一点要保持敏感并应尽量避免。
如果有人在项目工作中感到过度疲劳,这一般说明项目安排的不合理。人们通常喜欢给工作主动性强的人多安排工作。但是如果你发现某些人刚完成一个项目马上又被安排到另一个项目,你就应该考虑通过制定规定来限制和控制这样的用人方式。
6、适当寻求外援
适当引进项目组成员以外的专家是防止项目成员过度疲劳的另一种方式。除了状大了项目团队以外,外来者通常还能提供有价值的新观点和看法。在恰当的时间引进恰当的“外援”是非常必要的。
技术或业务专家是一种外援,项目管理专家也是一种外援。在决定寻求外援之前,要对项目的整体规划和所需的经验技巧做到心中有数,有的放矢。
7、充分授权
项目组要致力于按期完成项目,不应该再要求他们在程式化的工作上浪费时间,