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第六节工作准则与工作规程
ERP系统是一种规范化和条理化的管理信息系统,任何岗位上的人员在任何时刻都必须遵循统一的准则和规程工作,不允许各行其是。因此,必须在模拟运行的基础上,结合企业的实际情况,制定一套实施ERP系统的工作准则和工作规程(Policy and Procedure)。通过编制工作准则与工作规程,也是一次复习ERP原理和熟悉软件操作的过程。
工作准则与工作规程同一般的企业规章制度不同,它不是离散的条文,而是按照业务流程说明要做什么?什么时候做?谁来做?按什么准则做?例外情况如何处理?前后工作的顺序及关系是什么?执行软件那一条指令等。他有点类似于机床的操作规程,但它是一种管理规程。
这里,“准则”使之处理各种事务或问题的原则,特别要说明例外情况的处理原则。“规程”是指在业务流程的基础上制定的事务处理的步骤。
工作准则与工作规程由项目小组会同各职能部门共同制定,结合模拟运行进行验证,经领导小组和常务会议批准,形成企业的正式文件,发至全企业执行,并定期总结修订。
ERP系统中的每一个环节,如数据准备、设计修改、主生产计划、物料需求计划、库存盘点、能力计划、车间作业控制、采购、成本计算等等,都要制订各自的工作准则与工作规程。下面以主生产计划(MPS)为例来说明工作准则与工作规程,作为参考,企业应根据自己的具体情况制定。
在工作准则与工作规程文件的封面要说明文件号,标题,编制人,编制日期,审批人,批准日期,版次和修改说明等。具体内容如下。
主题
例:主生产计划(MPS)
目的。说明提供什么保证或规定那些方法。
例:说明MPS地工作程序和平衡客观需求与企业自愿的原则与方法,保证实现销售合同对客户的承诺。(具体内容请参阅有关MPS的章节,根据企业具体情况制订)。
范围。本部分规程包括什么和不包括什么。
例:MPS确定出厂产品的交货数量和完工日期。产品的发晕计划由物料部制定。
文件。说明实用的数据来源和工作依据的文件。
例:MPS运行的依据全部来自市场经营部;包括销售合同、服务网点的备件和为修建以及预测。参展品、出口产品信息数据统一由市场经营部归口。破坏性试验产品,有质量部门制订的正式文件,由生产计划不按厂部“破坏试验暂行办法”的规定列入MPS。
需求变动依据市场经营部提出的“需求变动通知”
工作准则。说明处理各种事务或问题的原则和方针。
例:
主生产计划员每月复核MPS是否符合销售与运作规划(SOP)的要求
确认的MPS必须是可执行的;
MPS时段在近3个月内不得大于周,计划期不小于6个月;
正常情况下每月运行一次全重排,计划更改必须运行全重排;
需求世界内的需求变动或设计更改,由市场经营部或设计部门提出;再生产副厂长主持下,会同设计、生产计划、采购、车间、财务等有关部门研究分析了影响的范围和程度,确定计划变动后的可行性,根据经厂部批准后的“需求变动通知”执行;
毛需求取合同与预测中之大值,即合同量冲消预测值;
出现能力矛盾时,首先修改交货期货分批交货,再考虑订货量,修改必须得到市场经营部同意;
……
责任关系。说明责任部门和具体责任人及权限。
例:
MPS有主生产计划员负责贬值,主生产计划员的直属领导是生产计划部部长;
主生产计划员只负责MPS的可执行性,需求信息的准确性由市场经营部负责