交易部印章管理办法.doc

第一章总则为使XXX(以下简称“XX”)交易部印章使用规范、有序,避免因印章管理不当出现的各类问题,维护交易各方的合法权益,根据XX交易规则及相关细则的规定,结合交易部日常工作的实际情况,特制定本办法。专用章由综合办公室统一监管、刻制、停用、销毁。交易部负责监督本部门印章的使用、保管及管理工作。XX交易部印章管理人员须严格按照本办法执行第二章印章的分类和保管本办法所指XX交易部印章分为部门专用章和业务专用章。XX印章的保管:一、部门专用章由部门主管负责保管;业务专用章由部门主管指定专人负责保管;二、印章保管人如外出,由印章保管人报部门主管后指定专人代管。三、存放印章处必须加锁,不得将印章随意乱放或存放处不加锁。用印完毕,应及收回,以确保安全。四、印章存放应保持清洁,以确保用印质量。各类印章原则上不允许带出,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写交易部印章使用审批单,载明事项,经部门主管及XX领导批准后,由两人以上共同携带使用。如因撤销、合并、更新或其他原因停用印章,须报办公室备案,由综合办公室将废旧印章统一收回处理。第四章印章的范围和使用部门印章仅限用于本办法内涉及的适用范围,本办法规定适用范围以外的任何文件加盖部门印章不具备法律效力。部门专用章的适用范围及使用方式:一、部门发文:由公文管理人员将按照公文处理相关规定制成的公文送至印章保管人处盖章,同时填写用印登记表做好用印记录;二、部门报表:由制表人员将制成的报表送至印章保管人处盖章,同时填写用印登记表做好用印记录;三、介绍信:由需用介绍信者向部门主管提出开具介绍信的申请,经审核后由印章保管人开具介绍信并盖章,同时填写用印登记,做好用印记录;四、部门对外签署的合同、协议:以部门名义对外签订的各类合同、协议,经审核无误报XX领导批准后,送至印章保管人处加盖部门专用章并做好用印记录。紧急事务需加盖交易部部门专用章时,应先征得XX相关领导同意后送至印章保管人处盖章,同时填写用印登记表、做好用印记录并于事后补办审批手续。业务专用章的适用范围及使用方式:一、业务通知书/单:由交易部工作人员根据业务需要出具通知书/单,经复审程序核对无误后由印章保管人加盖业务专用章,由接收方签字后留存原文件入档;二、业务信函:部门工作人员根据业务需要须对外发送信函时,应将书面文件报部门主管审核,批准发送后由印章保管人加盖业务专用章,并做好用印记录;三、其他业务文件:以部门名义对外提供的各种材料、资料、数据,须写明提供文件的原因报请部门主管,必要时应请示交易所领导同意后,由印章保管人加盖业务专用章,并做好记录;四、出具鉴证书:鉴证岗人员确认所有要件及交易情况符合XX交易规则及细则可以出具鉴证书时,须报部门主管审核,并报XX领导批准后,由印章保管人加盖交易鉴证专用章,并留存文件入档。不得在空白的纸张、介绍信、证明、委托书等上面盖章。第五章相关责任印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失必须及时向部门主管报告。交易部各类印章的使用管理由印章保管人按规定严格管理,疏于管理且造成一定损失的,印章保管人承担相应责任,情节严重的送交司法部门处理。第六章附则印章使用审批单、用印登记表应统一制备。本办法具体应用问题由XX交易部负责解释。本办法自公布之日起生效。附:印章管理表格附件:印章管理表格印章使用登记表盖章时间文件名称文号用印名称盖章次数使用