档案管理制度(xz)c.doc

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部门
行政管理中心
制度委员会
总裁室
姓名
日期
1、目的
本制度的建立是确保公司所有的有效文件、人事档案被准确发放到所需的地点并被正确使用,作废文件能迅速得以处理,以及各种档案记录能得到有效控制和利用。
2、范围
本规定适应公司所有行政档案、人事档案有关工作的开展。本制度规定了文件和资料的管理要求,适用于公司即将使用及正在使用的涉及管理体系的程序书、图纸及集团重大会议决议等文件,在业务过程中产生的记录,以及外来文件、公司图书资料和设备随机资料、人事档案资料等文件。
第一部分行政档案
管理职责

、按时发放所有涉及公司管控的文件,根据要求及时销毁过期和作废的文件和记录,执行文件、记录控制程序并确保文件、记录的有效性。
,并将获得批准的文件交由行政管理中心登记、存档及发放。
,在经有关部门认可后,交由公司行政管理中心登记、存档及发放。
;
,未经行政管理中心的允许,不得复印有“受控”或“受控复印件”印章之文件或复印件。
、各部门
,任何人不得占为已有,公司实行档案集中与分散管理相结合的体制。各子公司由行政负责人负责主体、重要档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
,日常使用的重要文件由本部门负责立卷和归档,并在每季度的最后一个星期向档案管理部门(公司行政管理中心)移交保管原始、正本文件,经办部门根据实际需要留存复印件。
,档案存放于文件柜中,根据文件类别将档案分类、编制目录及编号。
2、档案管理

,根据如下原则点收:
,如有缺损,应立即追查和补充。
,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。
,应立即退回经办部门。

、部门组织和业务项目等因素,按部门、大类和小类三级分类。先以部门区分,之后依文件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
,如文件较多,一个文件夹不够使用时,可分为两个以上的文件夹装订,并应明确编号,以便查阅。
“文件归档目录清单”,文件归档时依据编号登记。

,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,按一定顺序依次排列,以便查阅。
2.