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文书、文件
在机关工作活动中,常常出现“文书”、“文件”和“”这三种概念同时使用的情况。如文书、文书处理、文书工作;文件、文件拟写、文件往来;、格式、立卷等。这些概念有时还可以互为通用。如文书处理也可称为文件处理、处理;文件往来也可称为文书往来、往来;格式也可称为文件格式、文书格式等等。这就说明,在机关工作中,文书、文件和这三个概念的基本含义是一致的,都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料,即公务文书。根据不同情况、不同场合,分别使用这三个概念。从这个意义上说,文书、文件和三者之间是可以互为通用的。
但是,在实际工作中,由于历史沿革和使用习惯,以及其他原因,在不同的场合往往强调不同的侧面,有着不同的称呼和用法。
文书一词,在人们日常生活和公务活动中,使用的极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称,既可以指公务文书,也可以指私人文书,是一个整体概念。文书还可以指一种职业,如某某人在做文书工作,也可以指职务名称,如文书、文书科长、文书处长等。
文件同文书一样,有时也可以指文件材料的总称。如一次大型会议,会议结束之后,要将会议文件立卷归档保存。这里说的文件,即指会议形成的有规范格式的正式文件,如会议纪要、决议等,也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录,甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。但是,对于一些重要的文件,如:中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件,人们往往郑重地称之为“文件”,而不称文书或。就某一单份的文件来说,人们也习惯地称之为一份文件,而不叫一份或一份文书。
至于的概念,它的特指范围是很清楚的,是指各级关单位为了办理公务二产生的文书或者文件。从这个意义上说,它是公务文书或者公务文件的简称。
从一些史籍的记载来看,文书、文件和这三个要领是分别在不同的历史时期出现的,有一个产生和演变的过程。
“文书”一词,最早见于西汉贾谊《新书·过秦下》:“禁文书而酷刑法,先诈力而后仁义。”王充《论衡·别通》也有关于“文书”的记载:“萧何入秦,收拾文书,汉所以能制九州者,文书之力也。”这些地方所说的“文书”,是泛指古代的文籍图册。在我国先秦时期,“文”与“史”是很难分开的。“文书”的概念范围要大些,一些有史料价值的文字材料都可称之为文书。