文件管理制度(2012).doc

文件管理制度(2012)　.doc: .
发文拟稿单
中寿产业投资管理有限公司文件管理制度
总则
1. 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合公司的实际情况,特制订本制度。
2. 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
收文的管理
3. 公文的签收:凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由人事行政部档案管理员登记签收
4. 公文的编号保管:
1. 人事行政部档案管理员对上级来文拆封后应及时附上n外来文件流单",并分类登记编号、保管。
2. 公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交人事行政部档案管理员进行登记编号保管,不得个人保存。
第五条公文的阅批与分转。
1. 凡正式文件均需由人事行政部主管根据文件内容和性质阅签后,
由人事行政部档案管理员分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
2. —般函、电、单据等,分别由人事行政部档案管理员直接分转处理。
3. 为加速文件运转,人事行政部档案管理员应在当天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第六条文件的传阅与催办。
1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传迗的文件不得向外泄露内容。
2. 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交办公室, 切忌横传,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导"批示”、n拟办意见”,人事行政部档案管理员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3. 人事行政部档案管理员对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如确系工作需要备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转,以防丢失。
发文的管理
第七条发文的规定:公司上报下发正式文件由人事行政部负责。第八条发文的范围:
1. 凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议筒报,均属发文范围。
2. 下发文件主要用于:
(1) 公布规章制度;
(2) 转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;
(3) 公布体制机构变动或干部任免事项;
(4) 公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定;
(5) 发布有关奖惩决定和通报;
(6) 其他有关重大事项。
3. 上行文件主要用于:
(1) 对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2) 同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4. 在日常经营管理工作中,有关调研报告、审批工作、安排部署、
传迗上级指示等事项,应按有关制度办理,经公司领导批准后,由相关业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。
5. 各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,可以各业务部门名义发会议纪要。
6. 各业务部门与外单位发生