海运操作流程.doc

I、客户服务
一、订舱
1. 客户向我司订舱的
2. 客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:
1)托运人/发货人2)船公司/船名/航次或船期3)起运港4)目的港/中转港5)货名6)柜型、柜量7)运价8)托运人的签字、盖章
3. 客服人员收到订舱单后,须与SALES核对运价是否正确,并由SALES在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时,需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4. 订舱单发出后,客服人员应主动向船公司确认舱位,并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户,订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确,以免造成混淆。
5. 订舱完毕后,客服人员应及时将资料输入电脑,具体步骤如下:
1) 新建委托–输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。
2) 工作号,并按各业务员创建业务编号,比如“客户服务”以KF开头。
3) 输入费用明细- 主要是应收费用。
4) 订舱确认–输入订舱号。
输入电脑时,应确保准确,并特别注意以下信息:船公司名称、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、开船日期。
6. 操作台帐应该认真、完整地填写,应注意以下几点:
1) 托运人应与订舱单上的托运人一致,并写清电话、传真、及联系人;
2) 费用明细应仔细填写,“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏,各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALL IN时,须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;
3) 需由我司目的港代理代收运费的,须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认,不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领导确认);
4) 客户需倒签、顺签、预借提单的,须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请,由操作部经理或公司主管领导签字确认;
5) 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写;
6) 客服人员应在台帐上相应位置签字。
7. 客服按业务员设立登记台帐,客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上,以便统计查询。

二、拖车、报关
1. 出书面申请,公司批准后方能安排。
2. 安排拖车前,需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。
3. 安排拖车时,需向拖车行发出书面委托,写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等,并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后,根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的,需提下资料:客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。
4. 应至少提前半天时间向拖车行下委托,以便拖车行有时间打单、安排。
5. 委托后,客服应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂。
6. 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点,否则由此引起的押车费等损失由车行承担。
7. 一般贸易在深圳清关的可不需司机本,若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往,可委托