财务报销流程细则.doc

为了更好的服务于各个部门,与各个部门合作得更好,现做以下几个流程规定与调整。
从2011年8月1日起,给付材料商、劳务商的各个款项,定在每周的星期二、四开支票,其它时间不给开支票(除总经理有电话或签单特批)。付款时财务部见审批单、发票才可付款。
从2011年8月1日起,外装项目的所有批单必须有总经理、副总经理、执管其项目的项目经理签字;属劳务性付款由预算部主管签字,属材料性付款由材料部主管签字。
从2011年8月1日起,内装项目的所有批单必须有总经理、副总经理、李总、执管其项目的项目经理签字;属劳务性付款由预算部主管签字,属材料性付款由材料部主管签字。
从2011年8月1日起,总经理对批单的审批时间定在星期上午之前,副总经理对批单的审批时间定星期上午之前,原则上审批单上需签字的领导未签字财务将不给付款,特殊情况需特殊处理的,可电话通过领导批准,一星期内两单以上出此情况,财务人员将不予接收。
申请批单部门人员在与财务部会计交接合格审批单的时间,应不少于四小时,好让财务部走内部付款流程。如周二、四付款,应在周一、三上午或最迟下午下班前将审批单据交由财务部,财务部会计统计其所有付款金额,交由出纳提前开出支票、登记银行账及支票登记簿、传递审核人员登账及盖章。禁止当天交接审批单据当天开支票。
公司内部材料自购的,考虑到工程工期情况,不按周二、四定期开支票,但每日上午8:30-9:30只开一次,由采购部指定一人来财务部办理,原则上见发票付款,遇现场采购,发票在一周之内必须取回,如
发票不按时交回,将影响下次开支票,原则是上票不交下票不开。
支票的收款人必须按发票的公司名称填写上,如与材料商、劳务商有签定合同的,所取得的发票还应与合同所对应的公司名称相符(注:签订材料合同的提供材料发票,签订劳务合同的提供劳务发票,签订设计合同的提供设计发票)。
材料商、劳务商的取款由申请批单部门通知在所定时间内来取支票。
①流程:材料付款由材料部经办人填制“材料款支付表”经办人送财务部成本会计签字经办人走公司签字手续经办人走完审批后将审批单、发票、材料付款登记本送财务部主管签字交出纳开支票、材料部经办人统一取支票通知材料供应商来材料部取款
②流程:劳务付款由预算部经办人填制“劳务分包工程款支付表”[涉及支付劳务商的尾款应送财务部成本会计审核签字] 经办人走公司签字手续经办人走完审批后将审批单、发票送财务部主管签字交出纳开支票、预算部经办人统一取支票通知劳务商来预算部取款
注:劳务商在整个项目的施工已完成结算后,预算部应通知劳务商将未开的劳务发票(结算价-已开劳务发票=未开劳务发票)开齐后送交财务挂账。
对于在公司财务部有应付款项挂账的部门,各部门应配合记录“应付账款挂账登记本”。明细应包括:应付款挂账的日期、项目名称、发票开据单位、金额(详看附表),以免产生错冲事件发生;公司经办人要支付应付账款的挂账款项时,应通知挂账单位取款的同时要开取款收据并加盖挂账公司的财务章,财务部人员凭该挂账单位的有效收据开取支票进行付款。
公司职员报销日,每人每月原则上一月一报(除总经理有电话或签单特批)
,报销日期定在每周二和周六上午(只审核工程项目人员发票)。报销的原始单据必须有相关部门主管签字,原始单据必须是国家税务的有效发票,财务部对此报销单据验收合格,方可接收付