控制减少办公用品费用.doc

关于降低办公费用指导性的建议
为积极响应和贯彻公司“降本增效”工作,进一步降低办公成本,减少办公费用开支,遏制浪费现象,结合公司实际情况特拟订指导性建议。
一、办公费用是指
固定资产购置费、低值易耗品购置费、500元以下办公用品及耗材费用、复印打印费、维修费等5项费用。
管理职责
1、办公费用的归口管理部门是办公室,各部门/项目配合进行。
2、办公室的职责:
(1) 拟定年度办公费用的总指标,根据公司审批通过的总指标或预算进行分解指标;
(2) 指定专人按月对办公费用进行统计,分摊费用到部门/项目与人,每月10号前出上月的统计报表;
(3) 按月收集各部门/项目固定资产、低值易耗品、办公用品及耗材的采购并汇总;
(4) 负责办公费用的统计、审核并按月分解到个人,公用性质的办公费用分解到各部门/项目(公司公用的办公费用分到办公室但不纳入办公室办公费用考核);
(5) 负责固定资产购置费用、低值易耗品购置费用以及办公用品和耗材费用、维修费用的请款以及报销手续办理;
(6) 监督各部门/项目的费用使用情况并对可能超支的单位提前预警;
(7) 负责办公费用的考核。每季度第一月10日前、每年一月份的10日前内分别对上季度、上一年的办公费用进行考核并公布考核结果。
各部门/项目的职责:
(1)每月25日前填报本部门/项目次月的《办公用品月度需用计划申报表》交办公室;
(2)负责对办公室提供的费用统计表进行确认并签署意见;
办公费用控制
1、坚持办公用品登记、签字、领用制度。各部门办公用品有专人管理,在申请领用文具类或纸张类办公用品时应将其上次领用情况作备注说明。电池类用品一律实行“以坏换新”的原则,(临时急用用品除外),可反复使用的办公用品一律不得新购。
2、剪刀、订书机、计算器、直尺等人手一件,损坏按领用时间2年以上允许以旧换新。(如属于质量问题损坏,视情况而定)
3、加快推进无纸化办公,利用OA办公系统或网络电子文档进行公文处理,减少纸质文件和复印数量。
4、根据文件需要确需纸质打印或复印时,要严格控制纸张数量,提倡纸张双面使用和单面废纸再利用。各部门打印机、复印机旁设置“可再利用纸张收集箱”,用于收集用纸过程中可再利用的纸张。打印、复印非正式资料时,应首先使用收集箱中的单面纸张。属于保密资料的文件,即不可再利用,各部门应及时销毁。
5、严格控制办公用品及复印纸张的领取,1包以上(含1包)的复印纸必须经部门经理签批,并做好纸张用途及数量登记,接受质检的监督检查。
6、电脑、打印机、复印机、传真机、照相机等设备,要落实管理责任,加强管理延长其使用寿命,在使用中出现故障以检查维修为主,使用期不考虑更换。尽量减少硒鼓、墨粉等材料的消耗量,避免因保管及使用不当导致损耗,降低办公设备消耗;电脑设备不能维修的,统一由电脑部整合作零部件再次利用。
7、加强复印机管理,各部门每次复印时在复印登记本上签字,综合部随时抽查登记情况。财务对各部门办公用品使用情况进行季度专项检查,并将结果纳入其绩效考核。
8、办公笔提倡选用钢笔和墨水,减少中性笔或签字笔申购,重复利用中性笔或签字笔笔套,达到降本的目的。
9、减少申购,物品公用。如照相机、复印机、打印机(网络打印)等,由专人保管建立内部借用登记制度。如需外借,未经领导批准,保管人