如何处理负库存.doc

1、出入库单据差错    1)收货差错(数量错、晚入库)    首先需要保证入库单据输入的即时性,这必须要在管理上限定,例如前面兄台所说的在收货点设立收货电脑,必须先录入收货单据,然后凭借打印出的收货单据来作为供应商结算凭证,这就可以保证了录入的即时性,至于录入错误,如果数量录入错了的话,则打印出的收货单据总金额会和供应商送货凭证不符,立刻就可以发现,当然,也可以将供应商送货凭证上总金额录入,与计算出的作对比,然后自动提示。    2)退厂、调拨、配送、领用、损益等其他库存操作类单据数量出错(出库数量输入多了或入库数量输入少了)         对于这一类的操作,如果是连锁体系内部的配送、调拨等因为有收货方的验货过程,所以错误都可以即时发现;而对于和供应商、批发商之间的退厂、批发等操作,则因为要打印单据作结算凭证,所以也能发现;对于损益等操作则应根据损益金额来确定审核权限,例如超过300元的必须由部门经理审核,这样就可以严格报损机制,尽量减少错误。    2、盘点差错:盘点的差错体现在几个环节,我们以抄表盘为例。        0)盘点前首先要注意商品归位问题,需要将卖场内散放、堆头、花车内的商品先归位到原位,或在商品主区域下贴上堆头的位置,避免漏盘等现象的发生。当然,对于系统要支持对于已售未提、自动累加等功能的支持。    1)首先是空白盘点表抄错,对于这个环节,如果有商品定位管理,则可以分货架按从上到下,从左到右的顺序打印出来,如果没有定位管理,则可以考虑采购1-2台盘点机,然后在盘点前按照货架顺序从上到下,从左到右将商品扫描进去,再按此顺序打印出空白盘点表来,这样就可以避免抄空白盘点表的错误。这就要求系统能够分货架导入盘点机的扫描定位表,后面还要用于盘点表录入的时候。    2)漏盘、错盘:因为前面已做了商品归位,并按照商品的定位顺序打印出了空白盘点表,所以漏盘和错盘的现象可以大大减少。    3)条码录入错、漏录:因为前面说了,空白盘点表已经按照实现扫描定位好的顺序打印出来了,所以输入的时候先输入货架号,然后显示当初打印的顺序,最后直接录入数量即可,不存在错码和漏录的问题。当然,为了防止对错行,要求每录入5-7行用目光核对一次。    4)数量录入错误:可设定一个统计员,对每张盘点表上的商品数量,在最下面人工统计出一个合计数,然后盘点表录入的时候底下显示合计数,录完一页就检查一下是否正确,当然,盘点表要支持分页显示和录入。    5)盘点数量错误:设定商品的复盘警戒限,当最后调整的时候,如果报损数超过复盘警戒,则以红色显示,并集中打印出来作复盘单,对这些商品进行复盘。对于升益的商品,则一定要进行复盘。    6)前面的兄弟说的对,高频率、小区域的部分盘点方法是减少盘点错误的最好方法,大规模的盘点是很容易造成工作失误的,不说别的,光是商品归位和点数就已经够吐血的了。        3、销售错品、商品丢失:吴兄说的没错,除了加强收银员培训和保安防损以外没有别的方法,当然,对于贵重商品应建立抽盘制度,特别是小便利店,这样可以即时发现这些问题。    4、保质到期:保质到期需要进行报损或退货,不过如果软件支持按保质期最近先出的库存管理方式(和核算方式是先进先出还是移动平均没有关系)和理货员每日按保质期整理商品的管理制度,则可以较为有效的控制商品到期的