档案著录与数字化（新）. - 襄阳市档案局.ppt

档案著录与数字化(以简化方法为例)
襄樊市档案局刘志强
一、档案著录(一)简化方法整理
前言
档案著录档号格式设置是前提和基础,档号格式正确了,著录才有实际意义,档号格式设置不对,一切都无从谈起
这篇讲义以湖北省档案局鄂档规[2011]6号文件省档案局关于印发《湖北省机关档案工作业务建设规范》的通知、鄂档办[2009]27号《湖北省档案局关于建立档案年报工作制度的通知》、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》、中华人民共和国档案行业标准DA/T 31—2005纸质档案数字化技术规范》结合上报省局目录数据要求编篡而成,不足之处,敬请大家批评指正
档案著录
档案著录是档案工作现代化的重点,也是难点。著录质量的好坏直接关系到能不能查到,如果查阅不到,我们著录的再多又有什么用呢?很多地方、很多人不知道著录什么、怎么著录,导致出现大量的返工现象。下面我们就以简化方法为例讲讲如何进行著录。
简化方法整理
著录格式
全宗号-门类及年度号-类别及保管期限号-件号,1-W2010-办公室 y-1
讲解:档号格式实现的方法
著录项目
文件编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、页数、全宗号、归档年度、件号、实体分类号、保管期限
简化方法整理
简化方法整理
一、【文件编号】
1、文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等
2、文件编号一般只有一个,照原文著录即可。
3、对于联合发文的文件编号,如果有本机关(及其直属上级机关)文件编号的,只著录本机关文件编号;没有本机关的文件编号的,著录主办机关的文件编号,如果要著录全部文件编号的话,文件编号之间要用“;”分开。
简化方法整理
一、文件编号
4、对于没有意义的代字所形成的文件编号,包括两种情形:①代字是总号的一律不予著录;②只有文件顺序号第×号,没有机关代字的),著录的要予以删除。
5、文件编号中间的号用小写数字,不能用大写,文件编号中的文号之间用分号隔开
6、对于特定的文件编号,比如:中华人民共和令、国务院总理令、湖北省人民政府令中间不能加年度
简化方法整理
一、文件编号
7、文件编号不包括期刊号、会议简报、会议纪要、襄办通报、襄组通讯之类的期刊杂志编号,它们应该放置在正题名后面,用中括号括住。这类期刊杂志编号中间一般省略了年代,著录的时候要加上,顺序号一律用阿拉伯数字,比如:襄组通报、市政府专题会议纪要、政府情况通报、襄阳市“万名干部进万村入万户”工作简报[2011]第18期
8、文件编号中间的年代一律是四位数,比如1995、2001
简化方法整理
文件编号常见错误
、2、3等等写成了大字
、中括号混用现象比较突出
3、文件编号之间没有用分号分开
4、文件编号中间忘了年度,比如:情况反映第一期,应写成:情况反映[1998]第1期