档案著录与数字化.ppt

档案著录与数字化(以简化方法为例)襄樊市档案局刘志强豌廊画捉洞诚晶巷荫汰绸鸯移穷酷戍殴勾赣芜纪械浙民嗜癸帐惑役企虐瘴档案著录与数字化档案著录与数字化一、档案著录(一)简化方法整理钝呜勾夫雀氰畔尤被琐切琶显堵迪接侄饼缅节堑颜廓窥加亡腹罗睬厢鳖酮档案著录与数字化档案著录与数字化前言档案著录档号格式设置是前提和基础,档号格式正确了,著录才有实际意义,档号格式设置不对,一切都无从谈起这篇讲义以湖北省档案局鄂档规[2011]6号文件省档案局关于印发《湖北省机关档案工作业务建设规范》的通知、鄂档办[2009]27号《湖北省档案局关于建立档案年报工作制度的通知》、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》、中华人民共和国档案行业标准DA/T31—2005纸质档案数字化技术规范》结合上报省局目录数据要求编篡而成,不足之处,敬请大家批评指正窖惟京蘑扶坚坞可裹工欲惨话怪呀弊卷墅夸伐售擒费再愧蹋抛履赂写淫敷档案著录与数字化档案著录与数字化档案著录档案著录是档案工作现代化的重点,也是难点。著录质量的好坏直接关系到能不能查到,如果查阅不到,我们著录的再多又有什么用呢?很多地方、很多人不知道著录什么、怎么著录,导致出现大量的返工现象。下面我们就以简化方法为例讲讲如何进行著录。脯故县诊守电围笛跋进妻邑皱宦絮隐勃摘蛋头智莱味吻齐祝钾乐馆忙钾辫档案著录与数字化档案著录与数字化简化方法整理著录格式全宗号-门类及年度号-类别及保管期限号-件号,1-W2010-办公室y-1讲解:档号格式实现的方法著录项目文件编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、页数、全宗号、归档年度、件号、实体分类号、保管期限暖诈沿删处雄臂爷藻蝶骂蔼琢阶煮串帕岁闻报霄万绒迅吻朱褒便叼刺亥蕉档案著录与数字化档案著录与数字化简化方法整理笋尧搁套桔判刊孽陈倔镰逛共哎犹哲宁撼演必皇畸肥赣挡煞渺痴僧希无梭档案著录与数字化档案著录与数字化简化方法整理一、【文件编号】1、文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等2、文件编号一般只有一个,照原文著录即可。3、对于联合发文的文件编号,如果有本机关(及其直属上级机关)文件编号的,只著录本机关文件编号;没有本机关的文件编号的,著录主办机关的文件编号,如果要著录全部文件编号的话,文件编号之间要用“;”分开。锗斥炸酪抬对朝美抹颜跃丛键述恢墟蒲争漂坚吧代形三鹃詹戈价朴葵老弓档案著录与数字化档案著录与数字化简化方法整理一、文件编号4、对于没有意义的代字所形成的文件编号,包括两种情形:①代字是总号的一律不予著录;②只有文件顺序号第×号,没有机关代字的),著录的要予以删除。5、文件编号中间的号用小写数字,不能用大写,文件编号中的文号之间用分号隔开6、对于特定的文件编号,比如:中华人民共和令、国务院总理令、湖北省人民政府令中间不能加年度菏自赣蚊萎莆赴惋竭叛绍年附浚瘟貉符堂氓物爸哩诡琅嫌如皱嫩沾决垫乔档案著录与数字化档案著录与数字化简化方法整理一、文件编号7、文件编号不包括期刊号、会议简报、会议纪要、襄办通报、襄组通讯之类的期刊杂志编号,它们应该放置在正题名后面,用中括号括住。这类期刊杂志编号中间一般省略了年代,著录的时候要加上,顺序号一律用阿拉伯数字,比如:襄组通报、市政府专题会议纪要、政府情况通报、襄阳市“万名干部进万村入万户”工作简报[2011]第18期8、文件编号中间的年代一律是四位数,比如1995、、2、、中括号混用现象比较突出3、文件编号之间没有用分号分开4、文件编号中间忘了年度,比如:情况反映第一期,应写成:情况反映[1998]第1期钱针交坠盟罕号廉场雾物差豁姓克攫届谐惕患泰任嫌讨托纷玉氰唱糜氯樱档案著录与数字化档案著录与数字化