流程图制作规范.doc

教育部作业标准化(SOP)流程图制作规范秘书室管考科制931009壹、前言「标准作业流程」是企业界常用的一种作业方法。其目的在使每一项作业流程均能清楚呈现,任何人只要看到流程图,便能一目了然。作业流程图确实有助于相关作业人员对整体工作流程的掌握。制作流程图的好处有三:所有流程一目了然,工作人员能掌握全局。更换人手时,按图索骥,容易上手。所有流程在绘制时,很容易发现疏失之处,可适时予以调整更正,使各项作业更为严谨。贰、目的一、为建立本部作业标准化(SOP)流程图之可读性及一致性,乃参考美国国家标准协会(AmericanNationalStandardsInstitute,ANSI)系统流程图标准符号,选定部份常用图形,作为本规范流程图制作符号;及参考道勤企业管理顾问有限公司「效率会议」标准流程,作为本规范流程作业要项及流程图之范例。二、本规范对于流程图绘制方式,采用由上而下结构化程序设计(Top-downStructuredProgramming)观念,亦即流程图的结构,由循序、选择及重复三种结构所组成,以制作一个简单、易懂及便于维护、修改的流程图。三、对于制作流程图共通性目标,本规范亦列出流程图绘制原则。参、流程图符号可由计算机的Word软件中,工具列─插入─图片─快取图案─流程图,选取各种图示绘制;其中最常用者,有下列八种,说明如下:符号名称意义准备作业(Start)流程图开始处理(Process)处理程序决策(Decision)不同方案选择终止(END)流程图终止路径(Path)指示路径方向文件(Document)输入或输出文件已定义处理(PredefinedProcess)使用某一已定义之处理程序连接(Connector)流程图向另一流程图之出口;ment)表示附注说明之用肆、流程图结构说明:一、循序结构(Sequence)(一)图形:(二)意义:处理程序循序进行。(三)语法:DO处理程序1THENDO处理程序2(四)实例:(五)运用时机:本结构适用于具有循序发生特性之处理程序,而绘制图形上下顺序就是处理程序进行顺序。二、选择结构(Selection)二元选择结构(基本结构)(一)图形:(二)意义:流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。(三)语法:IF条件THENDO处理程序1ELSEDO处理程序2(四)实例:(五)运用时机:,再依据选择或决策结果,择一进行不同处理程序。,可以用「是、否」、「通过、不通过」或其它相对文字,来叙明不同路径处理程序。,可以仅有一个,例如:仅有「是」或「否」的处理程序。多重选择结构(二元选择结构变化结构)(一)图形:(二)意义:流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。(三)语法:(四)实例:(五)运用时机:,流程依据选择或决策结果,择一进行不同处理程序。,可用不同文字,来叙明不同路径之处理程序。三、重复结构(Iteration)REPEAT-UNTIL结构(一)图形:(二)意义:重复执行处理程序直到满足某一条件为止,即直到条件变成真(True)为止。(三)语法:REPEAT-UNTIL条件DO处理程序(四)实例:(五)运用时机:,而当停止继续执行的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。,再判断条件是否要继续执行。DO-WHILE结构(一)图形:(二)意义:除了在执行处理程序之前,得先测试条件外,DO-WHILE结构和REPEAT-UNTIL结构很相似,若条件为伪(False),就不再执行处理程序。(三)语法:DO-WHILE条件DO处理程序(四)实例:(五)运用时机:,而当停止继续执行的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。,再执行处理程序。伍、流程图绘制原则一、流程图分中心主轴及旁支说明,主轴内各流程图文字请键入KEYWORD,各细部流程若需补充说明,请精简条列以虚线旁支说明,每点以不超过二行为原则(请见范例)。二、各项细部流程有办理期程者,应注明。三、各项步骤有选择或决策结果,如(可、否)、「通过、不通过」或其它相对文字时,请回馈校正流程是否有遗漏,以避免悬而未决状况。四、注意各流程图动线勾稽的合理性、并考虑是否需建置分表或合成简要总表,分表与总表应以符号、颜色或字段等区隔,使人一目了然。五、流程图符号绘制排列顺序,为由上而下,由左而右。六、处理程序请以阿拉伯数字,由1开始,依处理程序排列顺序编