关于公司收发快递管理要求的通知.doc

关于加强快递管理的通知    为了规范快递的收发管理,合理有效地控制快递成本,特提出如下管理要求。 1、管理部前台负责公司快递物品(文件、资料、样板及其他物品等)的收发管理;其他部门协助前台进行部门快递物品的发送,审核及接收。 2、寄件流程 保安整理当天单据并保存,汇总后月底交财。务保安统一时间联系快递寄出。保安确认单据和《邮件(寄件)登记表》填写是否清晰完整。寄件人填写《邮件(寄件)登记表》。 财务报主管签字付款。月底财务部核算费用,核查邮件公与私。  3、收件管理:公司快递收取形式:快递由门卫统一接收。门卫收取快递时间为周一到周六上班时间;如遇周日,门卫需经收件人同意,查看快递包装是否完好无损后,方可代收取保管货物和底单。并在周一时告收件人,同时在《邮件(收件)登记表》上签字。遇到付费快递,门卫要了解清楚付费情况后,要将邮件跟《快递单》内容核对无误后,协同快递人员电话通知收件人领取,收件人在《邮件(收件)登记表》上签字接收。公司不负责垫付任何私人到付费用。快递签收时要检查信件、快递包装是否完好无损,核对收件人是否为本公司人员,若收件人非公司人员,应当场退回。4、发件管理1)公司发件时间:快递发放时间为周一至周六每日8:00~17:00之间。如遇周日发件的在周六17:00前告知门卫并登记,邮件由门卫保管并发递。2)发件人自行清点及打包好物品认真填写快递单(发件人应打包扎实,确保在运输过程中安全可靠),交到门卫并详细填写《信件、快递(发件)登记表》。未经填写、错误填写、拒绝填写及填写不全者,门卫可拒绝办理快递,产生的后果由寄件人自行负责。如有收件人相同的情况,门卫将快递物品合并寄出。3)每日快递事物均由门卫统一联系快递公司取件发送,门卫妥善保留好相关单据,快递由发货人自行跟踪。4)门卫保存底单与登记表,月底交财务室。财务室负责核对费用清单,核对无误须经分管领导签字确认后,由财务部支付费用。私人寄件应自付费用。5)寄(收)件人发现所寄(收)快递发生遗失或损坏的,应第一时间将单号等信息报到门卫,由门卫与快递公司查寻,寄件人须给予相关配合。5、寄件相关规定:1