XX学校物资采购管理办法.doc

石竹山文武学校物资采购管理办法第一章原则为进一步规范学校的采购行为,加强学校的物资采购管理,根据石竹山文武学校的实际情况特制订本物资采购管理办法。本物资采购管理办法针对的是石竹山文武学校下列采购业务:食堂采购指学校食堂所需要的主副食品采购,以及食堂工作中的物资采购。五金等采购指学校各部门所需要的行政办公用品采购、学校各教学单位所需要的教学用品采购,医务室物资采购,以及学校后勤部门所需要的物资采购。整个物资采购过程分为采购申请审批、采购过程管理、物资管理、采购资金管理等四个主要环节。第二章采购申请审批各部门所需要采购的物资,必须填写“物资采购申请单”,经部门主管签字同意后,报送总务处办理申请手续。学校食堂所需要的主副食品采购,应在每周四提出下周的食谱及每日采购计划,经食堂主管填写“申购单”并签字后报送总务处。“申购单”一式两联,详细注明:申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。总务处收到各部门的申购需求,在核对学校库存物资情况后编制采购计划及采购费用预算,并审核部门的费用支出是否超出部门学期费用预算,签署意见后报送主管财务副校长。对于食堂采购需求,总务处应该征求营养专家、学校采购人员对食堂周谱的意见,如有修改则要求食堂重新制定食谱及每日采购计划;如无修改,总务处审核后在食堂“申购单”上签字同意并编制采购费用预算,报送主管财务副校长。主管财务副校长接到总务处转送的部门“申购单”后,审批是否执行。如果没有超出部门费用预算,则由主管财务副校长审批同意后执行;如果超出部门费用预算,则主管财务副校长审批后,还需要由常务副校长最终审批同意后执行。审批通过的部门“申购单”一份由申购部门留存,作为以后领取物资的依据;另一份由总务处留存,并由总务处据之填写“采购订货单”授权采购人员办理购物手续。“采购订货单”一式三联,其中一份由采购人员保管,作为采购依据;一份由采购员在物资采购入库时转交仓管员,作为验收货物的依据;一份由总务处归档保存,以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。上述决策流程中,如果审核、审批人在出差或请假期间,应采用书面授权方式,授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况,也可传真、手机短消息或电话授权,之后补办书面文件。第三章采购过程管理总务处要广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息,掌握主要采购物资的信息变化情况,建立主要采购物资的基准价格体系,据之编制采购费用预算及规范采购价格决定。当采购金额在10000元(含)以下时,采购最终决定权在主管财务副校长;采购金额在10000元以上,10万元以下(含)时,主管财务副校长审核后,由常务副校长最终审批决定。对单项或批量采购费用预算达到10万元以上的物资采购,具备招标条件的,一律实行招标采购。具体实施方法见《石竹山文武学校物资采购招标实施办法》。食堂采购业务管理对于食堂主副食品赊购业务,应尽可能采取定点采购,同类产品应定点两个供货单位。采购员进行询价后,将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处,总务处了解详细情况后签署审核意见,然后由监察审计室进行价格核对后签署审核意见,最后报送主管财务副校长审批决定。赊购业务审批后,应和供货单位签署供货合同或协议,约定供货日期、供货方式、付款时间及方式等事宜。对于定点采购,必须定期进行价格、质量、供货及时性等方面的检查,以加强对供货商的管理和降级学校