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沈x字[2005]004号签发人:公文管理规定(试行)为使公司公文管理更加制度化、规范化、科学化,结合公司的实际情况,特制定本规定。第一条公文种类一、决定:适用于重要事项或重大决策,奖罚有关单位及人员,变更或撤销下级单位不适当的决定事项,人事任免等。二、公告:适用于宣布重大事项。三、通告:适用于公布有关知悉性或遵行性事项。四、通知:适用于颁布、公布、批示有关文件,布置有关任务,告知一定事项的文书。五、通报:适用于表彰先进,惩戒错误,传达重要精神或情况的周知性文书。六、报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,提出建议、答复询问的陈述性文书。七、请示:适用于事前向上级请求指示、答复、审核、批准的有关事宜的报请性文书。八、批复:适用于上级用于答复、处理下级请示事项的指令性文书。九、报备:根据相关制度规定的必须上报上级单位知悉但尚未执行的文件,若上级单位在五个工作日内无异议,并在五个工作日内不作出答复,上报单位即可执行;若有异议上级单位必须在五个工作日做出答复,上报单位需按批复内容执行。十、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法的指导性文书。十一、函:适用于不相隶属单位之间,商洽公务,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项,需相关人员知悉的书面非正式文书。十二、会议纪要(见附件1):适用于记载、传达会议情况和议定事项。十三、内部通启(见附件2):适用于公司内部门间协调、商议工作的文件。十四、传真(见附件3):适用于说明的所要传送文件的具体特点,或进行简单沟通的书面文件。十五、备案:根据相关制度所规定正在或已执行完毕,必须上报上级知悉,但不需上级批复或提出意见的文件。第二条公文编号一、编号格式XXXX字[XXXX]XXX号文件顺序号年度号发文部门拼音字母代号公司名称缩写沈阳xx有限公司名称缩写为“沈x”举例如下:公司发文沈x字[2005]第001号文件顺序号年度号公司名称缩写公司决定、公告、通告、通报及公司颁布规章制度等文件编号为“沈联字”(见附件4);公司定期召开的会议所形成的会议纪要需单独编号。例如:将经营班子成员扩大会纪要编号为“沈x经会字”,干部定期例会纪要编号为:“沈x干会字”,公司组织的其它不定期的会议纪要编号为“沈x会字”;以公司名义下发的各类通知编号为“沈联通字”,以公司名义形成的请示编号为“沈x请字”;以公司名义形成的报告、批复、意见、函及报备和备案等文件编号为“沈x综字”。年度号及文件号依照编号格式由总经办负责确定。二、部门名称缩写公司各部门名称缩写工程部—————GC计财部————JC经营部—————JY客服中心———KZ前期开发部———QK设计部————SJ行政部—————XZ预算部————YS营销部—————YX总经办————ZB如部门名称仍有未列或不同,可以部门名称所含汉字的拼音首字母(两个)或部门名称所含词的首字的拼音首字母(两个)作为部门代号。举例如下:部门名义发文(以工程部为例)沈xGC字[2005]001号文件顺序号年度号发文部门拼音字母代号公司名称缩写以部门名义形成的通知、通启、请示、报告、意见、会议纪要和备案等文件需按上述规定进行编号,并可参照公司分类编号的方式进行分类。年度号及文件号依照编号格式由部门档案管理员负责确定。四、年度号如文件的拟稿日期和正式发文日期跨年度时,以总经理签发日期为准。五、文件顺序号公文编号以流水号编号形式,实行一文一号;文件顺序号需连续编排,文件顺序号不得重复或跳漏;各部门的公文按部门流水号编号形式,分别编排。六、公文密级代号:绝密为——G机密为——J秘密为——M第三条文件每页的正下方居中的位置需标注“第几页共几页”。首页上方需注明签发人,最后一页下方需注明主送单位(个人)、抄报单位(个人)、抄送单位(个人)。第四条公文格式一、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文编号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文日期、印章、抄报单位、抄送单位等部分组成。(一)涉及公司机密的公文需标明密级和保密期限,其中,绝密、机密级公文还需标明份数及序号。(二)紧急公文需根据紧急程度分别标明特急或急件。(三)招议标文件必须注明签发人、会签人姓名。(四)公文标题需准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类。公文标题中除公司规章制度外,一般不用标点符号。(五)行文需使用全称或规范化简称。上行文不以上级单位中的部门为主送单位。(六)公文如有附件,需注明附件顺序和名称。(七)公文需加盖印章或由签发人签发。(八)成文日期以最终签发人签发的日期为准,联合行文以主办部门经理的签发日期为准。(九)公文如有附注(需要说明的其他事项),需加小括号标注。(十)公文文字从左至右横写、横排,正文原则上使用楷体-GB2312四号字。二、公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小