会议管理制度.doc

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会议管理制度
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目的
为提高工作的实效,重视时间效应的管理,使公司经营活动中的各种会议,通过合理的组织能够高效率、高质量地进行,保障每次会议均能能产生预期的、较好的作用,特制定本制度。
会议分类
公司例会,主要包括总经理办公例会、部门周总结会、每月经营总结会、年度经营总结会。
日常工作会议,主要是临时会议、各种专题会议。
会议准备
会前准备事务细则
规模较大且又重要的会议或专题讨论型会议工作方案:
选定、安排会议议题;
拟定会议议程和程序;
准备会议文件、报告;
提出与会人员名单;
发布会议通知,让与会人员提前做好准备;
制定会议须知,请假规定、参会时间和其它注意事项;
布置会场,根据会议情况提前做好会场的布置,保证会议正常进行。
日常工作会议,一般性例会的文件、报告,主要由公司行政专员或各职能部门起草准备。
会中事务细则
人员签到。参加会议人员在预先准备的签到表上签名以示到会。参会者有迟到、早退、请假等行为的,按《考勤管理制度》执行;
安排发言,由会议主持宣布会议议程,安排发言;
会议记录,由主持指定专人将会议发言状况及相关事项进行记录;
会议服务,大型会议需安排专人进行会议服务工作,具体包括茶水准备、更换、紧急事项处理等。
会后事务细则
资料整理归档,会议结束后及时整理相关资料,需要处理的事项,填写会议事务跟踪表经主管领导批示后转发有关部门处理,资料进行分类存档。
会议总结,会议形成的决议,尽快制定成文,发放到相关部门,需要制成公司简报的制成简报。
各部门的会议记要,需交公司人事行政部行政专员进行审检存档。
4、会议管理细则
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批准人:
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要严格遵守会议的开始时间;
要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明;
要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者;
在会议进行中要注意如下事项:
※发言内容是否偏离了议题?
※发言内容是否出于个人的利益?
※是否全体人员都专心聆听发言?
※是否发言者过于集中于某些人?
※是否有从头到尾都没有发过言的人?
※是否某个人的发言过于冗长?
※发言的内容是否朝着结论推进?
应当引导在预定时间内做出结论;
在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,再决定延长的时间;
应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认;
应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。
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发言时间不可长篇大论,滔滔不绝(原则上以3分钟为限);
不能从头到尾沉默到底,一言不发;
不可取用不正确的资料;
不要尽谈些期待性的预测;
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