公司档案管理制度（暂行）.doc

档案管理制度(暂行)
第一条:目的
为加强档案的管理,建立完整的档案体系,提高档案管理水平,做好档案保密工作,充分发挥档案的作用,特制订本制度。
第二条:范围
1、本制度适用于公司档案的管理。
2、凡属公司经营管理过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等,均属于公司档案。
第三条:管理原则
1、统一管理原则:公司档案实行统一管理,任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则:员工都有保守档案秘密的义务,任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条:档案分类
公司档案分为:证件、行管类档案、财务档案、人事档案、开发类档案、工程施工技术档案(各项目资料)、图纸资料、建设工程其他资料、公司公章等。
第五条:企管中心管理职责
1、对公司文件材料的归档工作进行指导和监督。
2、做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作,保管好档案室钥匙,钥匙不得外借。
3、提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
第六条:档案管理员管理职责
1、严格执行公司制定的档案管理制度。
2、负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作。
3、采取有效措施,确保档案的安全、完整、系统、有效。
4、做好档案的保密工作。
5、每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。
6、每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。
第七条:行管类档案管理规定
1、公司行管类档案分为:红头文件、函件、通知、制度、工商资料、行政资料、行政类合同等。
2、行管类档案保管年限:长期
3、行管类档案编号原则:
文书档案编号= 一级类目代号+ 二级类目代号+ 年度号+ 案卷号
案卷号以流水作业编号。
举例示意:
ХХ—XM—2012— 01
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━案卷号: 01
┃┃┗━━━━━━━年度号:2012年
┃┗━━━━━━━━━━二级类目代号:项目
┗━━━━━━━━━━━━━一级类目代号:ХХ有限公司
4、行管类档案编目:文书档案目录编写以附件档案目录标准为依据,依次编写。
第八条:人事档案管理规定
1、人事档案用于公司内部人员管理。
2、人事档案包括但不限于招聘登记表、简历、入职单、转正单、表彰文件、劳动合同、离职单、解除合同约定等员工资料。
人事档案由人事主管负责建立、保管。
保管年限:长期
第九条:财务档案管理规定
财务档案分为:会计凭证、会计账簿、财务报告、其他等,其中:
1、会计凭证:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;
2、会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡、辅助账簿;
3、财务报告:月、季度财务报告、年度财务报告(决算);
4、其他:工资、奖金签单,银行余额调节表,银行对账单,会计档案移交清册,会计档案销毁清册。
第十条:开发、工程类档案管理规定
1、工程技术档案以公司项目为一个单位,按项目立档。
2、每一个单位项目档案分类:
(1)项目工程合同——SH—XM—年度—编号
(2)材料采购类合同——SH—CG—年度—编号
(3)营销类
广告发布类合同——QR--YX-GG—年度—编号
营销策划类合同——QR--YX-CH—年度—编号
(4)开发类
开发类合同——QR--KF—年度—编号
开发类手续——QR--KF—SX—年度—编号
(5)技术类
规划设计——QR—JS—SJ—年度—编号
图纸资料——QR—JS—TZ—年度—编号
3、编号原则同第八条行管类档案编号原则。
4、保管年限:长期
第十一条:公司印章管理规定
1、公司的印章根据类别分为:公司公章、法人章、财务专用章。
2、各类印章的使用须严格登记使用程序,完成审批手续后方可用印;不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等,公章保管人有权拒印。
3、任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要,确须将印章带出,需提交申请,批准后方可带出。印章带出期间,只可将印章用于申请事由,并对印章的使用承担一切责任。
4、各类印章的保管人严格执行公司印章管理制度,不得私自使用公章,不得外借,不因任何人指示、要求而违规用章。
5、公司印章由董事长和总经理各指定专人保管与使用,平时要放在公司保险柜。
6、使用印章须履行登记手续,填写《用印申请表》,写明用印事由,并经总经理审核、董事长同意后,方可用印。
7、任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。
8、网络印鉴严格遵循公司印章的使用程序,凡经领导批准已经盖章的文件,发公司网签专用邮箱qrjy521@保留电子版,以备查用。二、凡以公司名义签订、签署的经济类、法律文书(包括合同、协议书、意向书、委托书、有关往来函等)及在经济