连锁店采购管理制度与工作流程解析.doc

采购管理制度与工作流程一、目的:为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。 二、适用范围:适用于本公司采购管理。 三、内容: 1、总则:为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程:采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)---交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算采购流程图如下图所示:1)采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 2)供应商的选择和考核: 供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3)询价、比价、议价。 4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。7)财务结算:货物入库后,财务结算 3、申请商品采购流程图 1)销售部提出采购需求, 2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批;3)审批通过后,由采购主管下单。 4、申请付款流程图采购部审批(有合同) 采购部审批(无合同)总经理/财务审批销售部提出需求 采购订购 采购采购部审批 根据供应商帐期限 总经理/财务部审批 采购人对账 财务部付款                                                                          1) 采购商品入仓后,做应付款计划2) 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本;3)采购部审批到期应付款4)总经理批准付款 5、商品到货验收流程 1) 仓库根据供应商送货单验收产品 2)验收后打入库单,核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库,不一致需报采购审核,采购在当日给予答复 6、促销流程 1)每周例会上确定促销计划 2)确定产品信息,包括价格、货源、促销执行时间3)报总经理申请促销采购资金 4)落实采购订单和促销执行方式 5)反馈促销结果在下周例会上通报 7、退货流程1) 门店填写退货申请单,写明原因2) 采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请3)审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单4)不能退回供应商的,做报损处理,% 四、采购管理制度:成本会计审核入库单仓管打入库单 进仓仓管验货 门店退货申请单 采购部审核 仓库 同意供应商 不同意 门店 退单 报损 促销计划 订单落实 门店配送  1) 建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。 2) 建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。 3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。 4) 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时